Что такое запрос с параметром. Запросы выборки данных в Access: Создание запроса с параметром, создание перекрестного запроса
Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработатьзапрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.
Запросы с параметрами работают по двум вариантам:
· отбор данных происходит в отдельном диалоговом окне. Такие диалоговые окна существуют в любой справочной системе, где вводится вопрос, и программа ищет ответ;
· отбор данных ведется непосредственно в таблице запроса в режиме Конструктора. В строку Условие отборазаписываются критерии отбора, и только после этого на экран выводится табличная форма запроса.
1. Диалоговое окно для запроса
Диалоговые окна нужны не только для справки. Они выводят на экран только запрашиваемые данные и скрывают всю остальную информацию. Такой порядок позволяет разделить работу по нескольким направлениям и скрыть коммерческий характер информации.
Любой запрос начинается с создания простого запроса, а так как предстоит дополнительная работа, то создавать его лучше в режиме Конструктора.
После отбора таблиц и полей в том же режиме в строке Условие отборав поле, где необходимо произвести отбор, надо указать критерии отбора. Эти критерии записываются в квадратных скобках в виде формулы:
[введите:КодТовара].
После слова «введите» указывается название поля (рис. 18).
Рис. 18. Создание запроса с параметром
При проверке или запуске запроса открывается диалоговое окно Введите значение параметра (рис. 19), в котором пользователю предлагают ввести параметры. Какой параметр внести, указано на сером фоне окна, а в текстовом окне мигает курсор, дожидаясь ввода данных с клавиатуры.
Рис. 19. Диалоговое окно Введите значение параметра
После ввода параметра в диалоговом окне Введите значение параметра нажмите ОК, и на экране появится таблица с выбранными параметрами (рис. 20).
Рис. 20. Результат действия запроса с параметром
При выполнении запроса по двум и более параметрам окна Введите значение параметра будут появляться после введения каждого параметра друг за другом до тех пор, пока не будут заполнены все требуемые значения. Только после этого откроется таблица запроса.
2. Отбор данных в таблице запроса
Запросы с отбором данных считаются рабочими. Все начинается с простого запроса. В режиме Конструкторав строке Условие отбора в столбце, где необходимо произвести отбор, указываются критерии отбора. В этом случае они записываются в кавычках с указанием данных из записи или с помощью математических знаков (например, "тетради", <5)..
Итоговые запросы
В данном виде запросов выполняются математические итоговые вычисления или статистические расчеты.
При выполнении итогового запроса записи следует сгруппировать по какому-либо признаку (название товара, дата продажи и т.д.).
Для каждой из групп можно провести итоговое вычисление {например, определить общее количество поставленных тетрадей или карандашей).
Запрос начинается с составления простого запроса, то есть отбираются необходимые поля для проведения итоговой операции.
Группировка данных происходит в режиме Конструктора нажатием на кнопку (Групповые операции) на панели инструментов или выполнением команды меню Вид =>Групповые операции. В нижней части окна построения запроса появится новая строка Групповые операции, а в зоне каждого поля автоматически будет установлено значение Группировка.
В тех полях, где нужно сгруппировать данные, необходимо оставить запись Группировка. В этом случае одинаковые данные будут выведены на экран единой записью без повторения. В остальных полях, по которым следует провести итоговые вычисления, в строке Группировка нужно раскрыть список и выбрать одну из итоговых функций (рис. 21)
Рис. 21. Создание итогового запроса
Функции в раскрывающемся списке имеют краткое обозначение (табл. 11).
Таблица 11 Функции групповых операций.
| Элемент | Результат | Тип поля |
| Sum | Сумма значений поля. | «Числовой». «Дата/время». «Денежный» и «Счетчик» |
| Avg | Среднее от значений поля. | «Числовой». «Дата/время», «Денежный» и «Счетчик» |
| Min | Наименьшее значение поля. | |
| Мах | Наибольшее значение поля. | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время»,«Денежный» |
| Count | Число значений поля без учета пустых значений. | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время». |
| StDev | Среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля. | |
| Var | Дисперсия значений поля. | «Числовой», «Дата/время», «Денежный» и «Счетчик» |
| First | Значение первой записи поля | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время», «Денежный» |
| Last | Значение последней записи поля | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время», «Денежный» |
Для создания запроса на выборку в режиме Конструктор для поля, которое предполагается использовать как параметр, ввести в ячейку строки Условие отбора выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки [Текст приглашения].
П р и м е ч а н и е. Чтобы облегчить работу с текстовыми параметрами, можно построить выражение, которое позволит вводить параметр запроса не полностью:
Like “*” & [Текст вопроса] & “*”, в этом случае можно будет указывать неполное название.
Пример 10. Необходимо получить сведения о продукции в конкретном отделе. Построим следующий запрос (рис. 25):
Рис. 25. Конструктор запроса с параметрами
Теперь, при запуске запроса пользователю будет задаваться вопрос (рис. 26):
Рис. 26. Работа запроса с параметром
В результате в запросе будут отображаться сведения, относящиеся только к конкретно введенному отделу.
Упражнения
1. Создать запрос Поставки за период, отобрать сведения о том, что, когда и в каком количестве поставлялось в супермаркет за указанный интервал времени (т. е. при открытии запроса указываются начальная и конечная даты периода).
У к а з а н и е. Для поля ДатаПоставки из таблицы Поставки в строке Условие отбора задать выражение:
Between [Введите начальную дату] And [Введите конечную дату].
2. Создать запрос Сотрудники отдела, с помощью которого можно узнать, кто работает в конкретно указанном пользователем отделе.
3. Что за последний месяц поставлялось в конкретный (указанный пользователем) отдел?
4. Создать запрос Отделы на этаже, который позволит по указанному номеру этажа получить перечень находящихся на нем отделов.
5. Создать запрос Товары в пределах указанной суммы, который позволит по указанному верхнему пределу цены получить соответствующий список товаров (т. е. пользователь, введя верхний предел цены (например, 5000 рублей), получает список товаров, которые стоят меньше).
6. Создать запрос Поставщик и его товары, который по указанному поставщику выдает список поставляемых им товаров.
7. Создать запрос, который определяет того, кто раньше всех был принят на работу в конкретно указанный отдел.
8. Определить, на какую сумму за последний месяц было поставлено продукции от конкретно указанного поставщика.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение условия Запрос с параметром .
2. Как построить условие Запрос с параметром ?
3. Какое условие необходимо сформулировать для ввода неполного текстового параметра?
Тема 7. Функции в запросах
В Access используется ряд встроенных функций, которые помогут задать условия отбора для даты и времени и позволят сформулировать более сложное условие отбора информации с помощью логических функций.
Чтобы воспользоваться существующими функциями, необходимо открыть окно Построитель выражений , выбрать папку Функции , в ней – папку Встроенные функции . После чего нужно указать категорию функции и саму функцию, а затем задать обрабатываемые функцией данные.
Примеры основных функций в Access:
Day ([Название таблицы].[Название поля]) – возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31;
Month (дата) – возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12;
Year (дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999.
Пример 11. Создайте запрос, который позволяет получить полную информацию о поставленной продукции по указанному номеру месяца от 1 до 12 (рис. 27).
Рис. 27. Функции в запросах
Пример 12. Определите стаж работы каждого сотрудника.
Для этого воспользуемся построителем выражений (рис. 28).
Функция DateDiff позволяет получить промежуток между датами. Причем, чтобы промежуток был предоставлен в днях, годах или других единицах времени, необходимо указать формат ответа: «yyyy» – промежуток в годах; «m» – разница в месяцах; «d» – в днях; «w» – неделях.
Бланк запроса будет выглядеть, как показано на рис. 29.
При построении запросов, в которых сопоставляются данные по периодам, часто приходится ссылаться на начало месяца, квартала и т. п. (табл. 7).
Рис. 28. Использование функции DateDiff
Рис. 29. Бланк запроса с заданной функцией
Т а б л и ц а 7
Полезные функции для обработки дат
Записи без подчиненных
С помощью способа построения запросов Записи без подчиненных можно найти те записи, которые не встречаются в подчиненной таблице. Для построения такого запроса необходимо:
В окне БД выбрать объект Запросы , нажать кнопку Создать ;
В открывшемся диалоговом окне выбрать Записи без подчиненных ;
В окне Поиск записей , не имеющих подчиненных, построить соответствующий запрос.
Упражнения
В БД Супермаркет реализовать следующие запросы:
1. Создать запрос Месяц поставки, в котором из полной ДатыПоставки будет выделен порядковый номер месяца (на основании таблиц Товары и Поставки ). Категория функций Дата/время , функция Month .
Номер месяца
Номер месяца: Month ([Поставки]![Дата Поставки]).
2. Создать запрос Год поставки (аналогично предыдущему заданию). Категория функций Дата/время , функция Year .
3. В запросе Расчет акциза, определить размер акциза (20 %), если товар подакцизный, в противном случае установить значение 0 (на основании таблицы Товары ). Категория функций Управление , функция IIf .
У к а з а н и е. Добавить новое поле Размер акциза , в котором задайте выражение:
Размер акциза: IIf (Товары!Акциз=Истина;Товары!Цена*0,2;0).
4. В запросе Поставки в выходные дни, на основании таблиц Товары и Поставки , отобразить информацию о тех поставках, которые были сделаны в субботу или воскресенье. Категория функций Дата/время , функция WeekDay .
У к а з а н и е. Добавить новое поле День недели , в котором задать выражение:
День недели: Weekday ([Поставки]![Дата Поставки]; 2).
В строке Условие отбора задать условие 6 Or 7.
5. Создать запрос с параметром Данные по месяцу, который позволяет по введенному названию (текстом) месяца получить информацию о том, что, когда и в каком количестве поставлялось в супермаркет на основании таблиц Товары и Поставки .
У к а з а н и е. Добавить новое поле Название месяца , в котором задать выражение:
Название месяца: MonthName (Month ([Поставки]![Дата Поставки])).
В строке Условие отбора задать условие параметра:
Like «*» & [Ввести название месяца] & «*».
6. Создать запрос Возраст сотрудников (на основании таблицы Сотрудники ). Категория функций Дата/время , функция DateDiff .
7. Сколько месяцев прошло с момента первой поставки?
8. В списке отделов супермаркета создать поле, в котором есть уточнения по поводу наличия в нем подакцизных товаров (т. е. в столбце написан текст: «подакцизные товары ЕСТЬ» или «подакцизных товаров НЕТ»).
У к а з а н и е. Добавить в запросе новое поле с условием Подакцизные товары :
IIf (Sum ([Товары]![Акциз]=Истина)<>0;«ЕСТЬ»;«НЕТ»).
Включить групповые операции, в строке Групповая операция выбрать Выражение .
9. Организовать запрос Сопоставление данных за 2006 и 2007, в котором будут выведены суммарные расходы по всем поставкам 2006 и 2007 годов отдельно в две строки.
10. Организовать запрос Сопоставление данных по двум любым месяцам, в котором будут выведены суммарные расходы по двум любым названиям месяцев, которые вводятся с клавиатуры в виде текста (например, янв., фев. и т. п.).
11. Организовать запрос Поставки текущего квартала (с использованием функций DateDiff , Now () для расчета разницы между датами, выраженной в месяцах «m», и других условий).
12. Создать запрос, который определяет, какие товары, занесенные в таблицу Товары , никогда не поставлялись.
13. Создать запрос, который определяет, кто из зарегистрированных поставщиков не сделал ни одной поставки.
14. Создать запрос, который определяет, есть ли в БД названия отделов, в которых никто из сотрудников не числится.
Контрольные вопросы
1. Какие встроенные функции вы знаете?
2. Какими способами можно внести функцию в Конструктор запроса?
3. Дайте характеристику способа создания запросов записи без подчиненных.
4. С помощью какой функции можно определить разницу между датами?
5. Как определить в запросе текущую дату?
Тема 8. Перекрестные запросы
С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности).
В этом случае значения полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму – заголовками столбцов.
Для преобразования итогового запроса-выборки необходимо перейти в режим его конструктора и выполнить команды Запрос → Перекрестный . После этого в бланке запроса строка Вывод на экран будет заменена на строку Перекрестная таблица . В этой строке нужно задать, как будет использовано данное поле в перекрестной таблице: в виде заголовка строк, полей или значений.
В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в первом столбце таблицы, а второй – в верхней строке.
Создание параметрических запросов
Параметрический запрос каждый раз при выполнении требует ввода определенных параметров (условий отбора).
Чтобы установить параметр нужно вместо конкретных данных в бланк QBE в строку условие отбора ввести имя или фразу, заключенную в квадратные скобки, т.е. параметр.
Преимущества параметрического запроса:
Не нужно постоянно модифицировать запрос в режиме Конструктора;
Использование в формах и отчетах, т.к. каждый раз при их открытии MsA запрашивает у пользователей требуемый параметр.
Например :
Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:].
Чтобы выполнить поиск слов, начинающихся с указанного символа:
LIKE [Введите первый символ для поиска:] & "*" Замечание : если необходимо изменить тип данных параметра, нужно выполнить команду Запрос ® Параметры и в диалоговом окне Параметры запроса ввести имена параметров в столбец Параметры в том виде в каком вводили в бланк QBE, а также Тип данных из списка. По умолчанию Тип параметра - Текстовый.
29.Создание итог. запросов. Установки групп. операций. Назначение группировки. Примеры.
Запросы, выполняющие вычисления в группах записей, называются итоговыми запросами .
Для создания итогового запроса необходимо добавить строку Групповая операция в бланк QBE запроса выборки в режиме Конструктора
Добавить строку Групповая операция можно след. образом:*Пункт меню Вид, Груп. операции; *Кнопка Σ (групповые операции) на панели инструментов.
Обобщающие запросы по всем записям
Обобщающие запросы для одной группы записей
При использовании опции группировка записи группируются на основе одинаковых значений поля, где указана данная опция и Access в этом случае выполняет вычисления отдельно для каждой группы.
Обобщающие запросы для нескольких групп записей
Можно произвести расчеты над сгруппированными данными из нескольких полей и из нескольких таблиц.
Группировка с использованием критериев
Кроме того, что можно группировать записи в обобщающем запросе, существует еще возможность устанавливать ограничения на число записей, которые будут обработаны или отображены.
Эти ограничения можно применять к трем типам полей:
Ø поле, обработанное установкой Группировка;
Ø суммируемое поле;не суммируемое поле.
31.Групповые функции. Особенности их использования в выражениях для вычисляемых полей.
Ø Групповые функции
Sum- Вычисляет сумму всех значений поля.
Avg-вычисляет среднее значение поля.
Min- Находит наименьшее значение поля.
Max- Находит наибольшее значение поля.
Count- Возвращает число записей, в которых значения данного поля не пустые.
StDev- Вычисляет среднеквадратичное отклонение для всех значений данного поля.
Var- Вычисляет статистическую дисперсию. Если в группе меньше 2 строк функция возвращает 0
Ø Замечание 1: Функция Count возвращает количество всех записей с непустыми значениями в поле (т. е. полей, не содержащих значения Null) .
Ø Замечание 2: Функции Min, Max, Count применимы ко всем типам полей; Sum, Avg, StDev, Var – только к числовым и денежным, а First, Last к текстовым.
32. Вычисление общих итогов в запросах. Примеры.
Обобщающие запросы по всем записям. Такого типа запросы создаются с участием групповых функций без использования опции группировка.
Пример: Вычислить количество заказанных заказов, среднее значение скидки, максимальное и минимальное значение стоимости услуг.
34.Перекрестный запрос. Назначение. Правила и способы создания
Перекрестные запросы
При перекрестном типе запроса строка Групповая операция всегда активна и в ней устанавливается опция Группировка , которая служит для указания заголовков строк и столбцов. Таким образом, поля, которые будут использоваться для построения строк и столбцов, должны содержать опцию Группировка.
Перекрестный запрос в отличие от других запросов использует в качестве заголовков столбцов значения из таблицы , которая используется при создании запроса.
Создание перекрестного запроса.
Возможны 2 способа создания перекрестного запроса:
Ø Запрос ® Создать ® конструктор;
Ø выбрать таблицы, по которым будет создан перекрестный запрос;
Ø выбрать нужные поля;
Ø пункт меню Вид ® перекрестный или поле на панели инструментов – Вид запроса ® перекрестный;
Ø Заполняем строку Перекрестная таблица
Создание перекрестного запроса с помощью мастера
ü запрос ® создать ® перекрестный запрос
ü выбрать таблицу или запрос из которых будем выводить поля в запросе;
ü выбираем поле по которому необходимо провести итоговые вычисления и групповую функцию; на этом же шаге подтверждаем создание итоговых значений для каждой строки
ü задаем имя запроса; готово.
Замечание:
Если при создании перекрестного запроса с помощью мастера необходимо использовать поля из нескольких таблиц, то следует предварительно создать запрос, который будет содержать все необходимые поля.
Таким образов в запросе появилась новая строка Перекрестная таблица, в которой нужно выбрать по крайней мере 3 поля:
Ø заголовки строк (Группировка);
Ø заголовки столбцов (Группировка);
Ø значения (групповая функция).
Результатом будет таблица:
заголовки строк: значения даты принятия заказа,
заголовки столбцов: названия городов
значения - количество заказов, заказанных клиентом из каждого города за каждый день.
Условия отбора в перекрестном запросе
Условия могут устанавливаться для следующих типов полей:
Ø для любого нового поля;
Ø для поля заголовки строк;
Ø для поля заголовки столбцов.
Запрос, вносящий изменения, можно рассматривать как обычный запрос на выборку, который должен ещё выполнять некоторые операции над указанной группой записей в результирующей таблице.
При создании запроса MsA по умолчанию создает запрос-выборку. Чтобы изменить тип запроса, необходимо воспол-ться меню конструктора запроса.
В окне базы данных запросы-действия имеют каждый свою пиктограмму и! (кнопка запуска).
Т.к. действия запросов, внос. изменения, необратимы , то следует придерж. след. последовательности действий:
создать запрос выборку;2.перейти в режим просмотра результир. таблицы и просмотреть записи, выбранные в запросе; 3.преобразовать запрос выборку в запрос действие; 4.выполнить запрос: кнопка!;5проверить внесенные изменения. Создание запроса для изменения (обновления) значений
Для создания такого запроса, следует пройти 2 этапа:
1.создать запрос на выборку и просмотреть данные, подлежащие изменению;
2.преобразовать запрос-выборку в запрос-обновление и выполнить.
Т.о. сначала создадим запрос-выборку:
Преобразуем запрос на выборку в запрос на обновление:
выберем команду Запрос ® обновление , в запрос будет добавлена строка Обновление.
в строке Обновление в поле Скидка введем 0,15.
на панели инструментов щелкнуть кнопку!
для завершения вып-ия запроса нужно ответить Да.
Запрос на создание таблицы
Построим запрос-выборку;
Выбрать в меню Запрос ® создание таблицы;
В поле Имя таблицы – новое имя таблицы
Перейти в режим просмотра результирующий таблицы, а затем в конструктор.
Вывод дат лучше отключить.
Кнопка! ® Да.
Создание запроса для удаления записей
Это наиболее опасный запрос!!!
Удаляющий запрос может удалять записи из нескольких таблиц одновременно.
Для этого нужно чтобы:
было определено отношение между таблицами;
включена опция Обеспечение целостности данных;
включена опция Каскадное удаление связанных записей.
- Необходимо построить запрос выборку;
- Запрос/удаление;
В таблице Заказы выбрать поле Дата принятия заказа;Для этого поля задайте критерий >=#1/01/08# and <#1.01.09#;Нужно проверить, что результирующая таблица содержит записи, относящиеся только к 2008 году;Режим конструктора;Кнопка!;Кнопка ДА. Записи будут удалены из таблиц.
38.Форма как объект БД. Наз-ие. Режимы просмотра. Способы проект-ия форм вACCESS
Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. Для формы используются режим конструктора и режим формы. Форму можно создать с помощью мастера и конструктора. Мастер: выбор полей для отображения в форме, выбрать внешний вид формы (в один столбец, ленточная, табличная, выровненная, сводная таблица, сводная диаграмма), выбрать необходимый стиль. режиме формы (Режим формы. Окно, в котором форма выводится для отображения или ввода данных. Режим формы является основным режимом, в котором выполняется ввод или изменение табличных данных. В этом режиме можно также изменить макет формы.)
40-41.Режим Конструктора форм.Вид окна конструктора форм.Областиформы.Этапсозданияформы в Режиме Конструктора формы. Режим конструктора форм. При создании формы первоначально отображается только область данных. Чтобы добавить заголовок и примечания формы необходимо: Вид – Заголовок/примечание формы. Также форма может содержать верхний/нижний колонтитул.Заголовок данных. области данных (Раздел данных. Основной раздел формы или отчета. Этот раздел обычно содержит элементы управления, присоединенные к полям в источнике записей. Однако он может также содержать свободные элементы управления, такие как надписи, определяющие содержимое полей.)Выбрав на панели элементов элемент управления Поле, можно производить вычисления в выделенной области или добавлять данные следующим образом: Правая кнопка мыши – Свойства – Данные. Далее подставляем данные либо вводим выражение.
43.Элементы управления, их виды и назначение.
Панель элементов используется для размещения объектов в форме. Рассмотрим кнопки панели :
1.Выбор объектов(можно выделять любой элемент управления, разделять);2.Мастера(существуют мастера по созданию поля со списком, группы параметров, кнопки, диаграммы и подчин. формы);
3.Надпись: позволяет разместить в форме текст в дополнение к размещенному по умолчанию; 4.Группа переключателей: используется для размещения в группе флажков, переключателей или выключателе, представляющих набор альтернативных значений
Выключатель,Переключатель,Флажок испол-тся в кач-ве:1. отдельного элемента управления, связанного с логическим полем;2. свободного элемента управления, принимающего действия пользователя в специальном окне диалога;3. компонента группы параметров, в который отображаются значения для выбора.
Поле со списком: составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список.
Список: создает список, допускающий прокрутку. В режиме формы выбранное значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения записи.
Кнопка: позволяет осуществить разнообразные действия в форме: поиск записи, форматирование отчета, установка/снятие фильтра и т.д.
Рисунок: осуществляет размещение рисунка, не являющегося объектом OLE.
Свободная рамка объекта: позволяет ввести свободный объект OLE, который остается неизменным при перемещении по записям.
Присоединенная рамка объекта: позволяет отобразить в форме объекты OLE. Предназначена для объектов, сохраненных в базовом источнике записей формы, поэтому при перемещении по записям в форме отображаются разные объекты.
Кроме этого еще: Разрыв страницы, Набор вкладок, Подчиненная форма/отчет, Линия, Прямоугольник, Другие элементы.
Обычный способ разработки запроса с параметром в Access
– создать параметры и установить их в условиях отбора с квадратными скобками. При запуске запроса последовательно появляются окна ввода, в которые пользователь должен ввести нужные значения. При этом нельзя вернуться к предыдущему окну и исправить ошибочно введенные данные. Пользователь должен вводить значения вручную, без выбора из списка, что тоже повышает вероятность ошибки.
Рассмотрим еще способ, при котором данные будут подставляться из формы.
Для примера возьмем . Создадим запрос, который будет отбирать абитуриентов по специальности и учебному заведению. Запускаться запрос будет из формы. На вкладке «Создание» в разделе «Формы» выберем пункт «Пустая форма».
Добавим на форму 2 поля со списком и две кнопки.
Поле со списком
На первом шаге выбираем способ получения значений:
То есть объект будет получать данные из другой таблицы или запроса.
Затем выбираем источник данных (таблицу специальностей):
Затем выберем нужные поля для помещения в поле:
Следующий шаг – сортировка. Установим по названию, но можно и по шифру.
Затем скрываем ключевой столбец
Указываем подпись к этому элементу. Затем переименовываем его, например, ПолеСпециальность.
Точно так же создаем поле со списком учебных заведений, но включаем в него два поля – учебное заведение и город:
Переименуем в ПолеУчебноеЗаведение.
Сохраним форму.
Затем создаем запрос. В конструкторе добавляем в него таблицы абитуриентов, учебных заведений, специальностей и следующие поля:
Коды можно не выводить на экран.
Поставим параметры в условие отбора. Для этого нажимаем правую кнопку мыши на ячейку «Условие отбора» в нужном поле и выбираем пункт контекстного меню «Построить». Затем выбираем значения как на рисунке:
Нажимаем Ок.
Подставленное значение:
[Формы]![Форма для отбора по специальности и Уз]![ПолеСпециальность]
Затем так же создаем параметр в поле кода учебного заведения, но выбираем другое поле со списком.
Сохраняем запрос («ПарамЗапрос»).
Возвращаемся в форму и добавляем кнопку «Выполнить запрос».
На первом шаге Мастера запросов выбираем действие: категория «Разное», действие «Выполнить запрос». Затем из списка запросов выбираем наш «ПарамЗапрос». Затем выбираем подпись или картинку для кнопки. Сохраняем кнопку.
Добавляем вторую кнопку – для выхода. С помощью мастера указываем категорию – «Работа с формой», действие «Закрыть форму».
Сохраняем форму.
После запуска формы выбираем нужные поля и запускаем запрос:
Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Все запросы, которые мы демонстрировали до сих пор, содержали конкретные значения дат, названий, имен и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value), в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат.
Покажем, как создавать запросы с параметрами на примере запроса "Отсортированный список товаров", который мы создавали ранее. Теперь мы с помощью этого запроса попробуем отобрать товары, поставляемые определенным поставщиком. Для этого:
1. Откройте данный запрос в режиме Конструктора.
2. Чтобы определить параметр запроса, введите в строку Условие отбора (Criteria) для столбца "Название" (CompanyName) вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например [Поставщик:]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.
3. Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т.к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый (Text). Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры (Parameters) или выполните команду меню Запрос, Параметры (Query, Parameters). Появляется диалоговое окно Параметры запроса (Query Parameters).
4. В столбец Параметр (Parameter) нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса (легче всего это сделать путем копирования через буфер обмена), только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Тип данных (Data Type) выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.
5. Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра (Input Parameter Value) (рис. 4.32), в которое нужно ввести значение, например Tokyo Traders. Результат выполнения запроса представлен на рис. 4.33. В него попадают только те товары, которые поставляются данным поставщиком.
В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.
61. Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access).
Отчёт используется для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. В отчетах предусмотрены специальные средства для группирования данных и ввода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания и исполнителе). Результат выполнения отчета можно просматривать на экране или выводить на печать.
Источником записей отчета явл. поля в базовых таблицах и запросах. Отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.
Для автоматического проектирования используется средство Мастер отчетов .
Разберем это на примере: создать отчет с информацией о договорах (шифр, исполнитель, дата окончания, сумма), сгруппированной по заказчикам.
На вкладке Создание в панели Отчеты выбрать кнопку-команду Мастер отчетов .
В окне Создание отчетов сначала выбрать таблицу Договоры и поля ШИФР, ЗАК, ИСП. ДАТА_ОКОН, СУММА. Нажать кнопку Далее .
Задать группировку по полю ЗАК . Нажать кнопку Далее. Задать поля, по которым следует проводить сортировку данных. В нашем примере- полеДАТА_ОКОН. Нажать кнопку Далее .
Ввести имя отчета – Отчет о договорах . Нажать кнопку Готово.
Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого его раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Создание и изменение макета отчета осуществляется в расчете на структуру отчета.
Назначение каждого из разделов:
Заголовок отчета обычно включает эмблему компании, название отчета, дату. Заголовок отображается перед верхним колонтитулом только один раз в начале отчета;
Верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы и используется в случае, когда нужно, чтобы название отчета и другая общая информация повторялись на каждой странице;
Заголовок группы (Report Headler) используется при группировке записей отчета для вывода названия группы и однократного отображения полей, по которым производится группировка. Отображается перед каждой новой группой записей. Например, если отчет сгруппирован по покупателям, в заголовке группы можно указать название покупателя, а также адрес, телефон и другие реквизиты. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей;
Область данных (Detail) отображает записи из источника данных, составляющие основное содержание отчета;
Примечание группы (Footer) используется для отображения итогов и другой сводной информации по группе в конце каждой группы записей. Если поместить в примечание группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы;
Нижний колонтитул применяется для нумерации страниц и отображения другой информации внизу каждой страницы;
Примечание отчета служит для отображения итогов и другой сводной информации по всему отчету один раз в конце отчета. Если в примечании отчета поместить вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета.
Вопрос 62. Понятие и виды компьютерных сетей.
Сеть- это объединение компьютеров, дающее возможность совместно использовать ресурсы. Под ресурсами подразумеваются дисковые накопители, файлы (базы данных), принтеры и коммуникационное оборудование. Компьютеры, подключаемые к сети, называются узлами. Если узлы находятся в непосредственной близости друг к другу, то сеть называется локальной сетью или ЛС (LAN-Local Area Network), если узлы рассредоточены существенно шире, то сеть называется глобальной сетью или ГС (WAN-Wide Area Network).
Глобальные сети образуются при объединении локальных сетей друг с другом. При соединении двух или более сетей между собой возникает межсетевое объединение и образуется глобальная компьютерная сеть.
Если компьютер постоянно входит в состав сети, говорят, что он имеет постоянное соединение.
Если компьютер подключается к сети только на время работы, то он имеет коммутируемое соединение.
Соединение можно выполнять издалека, например, по телефону. В этом случае соединение называют соединением удалённого доступа.
Существует 2 типа локальных сетей: одноранговые сети и сети типа клиент/сервер. Каждая из них поддерживается Windows.
Одноранговая сеть-это самый простой и дешёвый вариант объединения нескольких компьютеров. Все компьютеры одноранговой сети равноправны. Здесь нет компьютера, называемого сервером и служащего для централизованного хранения информации, администрирования прав пользователей и сетевых ресурсов.
Сети типа клиент/сервер. Используется выделенный компьютер-сервер, на котором сосредоточены файлы общего пользования и который представляет сервис печати и другие сервисы для многих пользователей.
