≡× МЕНЮ

• Гаджеты
• Android
• Windows
• Ios
• Блог

Что такое Service desk система? Service desk что это? Как выбрать, как пользоваться? Система сервис деск.

Вообще ИТ-направление всегда было щедро на специальные термины – слишком много функций, задач, систем, каждую из которых надо назвать и характеризовать. Какие-то термины устаревают и на их место приходят новые, какие-то применяются уже несколько десятков лет. Ноутбук или лэптоп, материнская или системная плата, helpdesk или service desk – как правильно назвать и что эти понятия обозначают?

Основная тематика нашего блога – система ITSM, частью которой является именно ServiceDesk, поэтому сегодня мы постараемся объяснить, в чем его отличие от Helpdesk.

А нужна ли разница?

Прежде чем мы начнем сравнение этих двух терминов, хочется ответить на этот вопрос. Мы же понимаем, что задача обеих служб – оказание технической поддержки пользователям, предоставление им высокого качества сервиса и помощь в решении возникающих инцидентов. Для них совершенно не важно, как будет называться служба ИТ-подразделения, занимающаяся решением их проблем, главное, чтобы она всегда была доступна и оказывала требуемую помощь.

Разница важна скорее для ИТ-отдела, чтобы охарактеризовать объем возможностей службы, ее ориентирование и цель для бизнеса. Кто ваши пользователи – сотрудники организации или клиенты ИТ, оказываете вы им помощь или предоставляете сервисы?

Теперь немного подробнее.

Происхождение терминов

Оба термина стали активно использоваться с начала 2000-х, когда развитие вычислительной техники сделало резкий скачок и персональные компьютеры стали массово появляться во всех организациях.

• Helpdesk

Первостепенной задачей ИТ-отделов стало их обслуживание и оказание пользователям технической поддержки. Helpdesk стал точкой коммуникации пользователей и сотрудников ИТ-отдела, «единым окном», с помощью которого можно получить необходимую помощь.

Однако если заглянуть в историю, то понятие Helpdesk появилось значительно раньше, еще в 80-е, вот только в те годы не было пользователей, а тем более клиентов у ИТ, помощь заключалась в решении внутренних проблем, которые возникали не слишком часто.

• ServiceDesk

Понятие ServiceDesk стало результатом развития Helpdesk и появилось из библиотеки ITIL (ее раздела ITSM), которая описывает концепцию управления ИТ как услугой.

Вот как ITIL определяет понятие ServiceDesk:

«Единая точка взаимодействия между поставщиком услуг и пользователем. Основной целью является управление инцидентами и запросами на обслуживание, а также предоставление обратной связи пользователям».

1. Helpdesk появилась как ИТ-ориентированная служба для решения внутренних проблем, а ServiceDesk – услугоориентированная служба, которая развивает концепцию предоставления ИТ как услуг бизнесу. Причем услуги не только ИТ-услуги, ServiceDesk может выполнять функцию общего центра обслуживания для приема и обработки запросов в хозяйственную, финансовую или юридическую службу организации.
2. Helpdesk оказывает помощь пользователям, а ServiceDesk предоставляет им услуги, то есть ее цель значительно шире и тесно связана с функцией обслуживания клиентов. Именно поэтому, говоря о ServiceDesk, мы можем оперировать еще одним ИТ-понятием – SLA (соглашение об уровне оказания услуг), которое может содержать список требований к технической поддержке как оказываемой услуге.
3. Helpdesk сфокусирован на решении инцидентов (термин из библиотеки ITIL), в то время как ServiceDesk, помимо решения инцидентов, также управляет запросами на обслуживание (о предоставлении новых услуг) и запросами о предоставлении информации (отвечает на вопросы «как мне это сделать?»). Хотя служба Helpdesk также может выполнять эти дополнительные функции, но по терминологии сложилось именно такое распределение обязанностей.
4. Служба Helpdesk добавляется к имеющейся ИТ-инфраструктуре как отдельный элемент, а ServiceDesk является одной из услуг, которую предоставляет ИТ бизнесу в рамках экосистемы «ИТ как услуга». Именно поэтому термин ServiceDesk применяется в ITIL значительно чаще, чем Helpdesk
5. Служба Helpdesk имеет больше технический характер, нацелена на решение одной конкретной задачи, а ServiceDesk является частью стратегической концепции принципа работы ИТ по методологии ITIL. Хотя никто не мешает компании использовать ServiceDesk только для выполнения функций Helpdesk.
6. Служба ServiceDesk является эволюцией Helpdesk, она взяла от нее основные принципы оказания технической поддержки, но упорядочила их: позволила навести порядок в регистрации запросов, распределении их по категориям и приоритетам, назначении исполнителя и отслеживании на всех этапах выполнения.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что понятие ServiceDesk более близко тем, кто понимает и принимает рекомендации библиотеки ITIL, в то время как Helpdesk создается как простой инструмент оказания техподдержки, а не отдельная услуга. Не исключено, что различие этих двух понятий еще и маркетинговый ход, ведь не даром в ITIL практически нет упоминания об Helpdesk, ИТ-подразделение, стремящееся организовать техническую поддержку по его практикам, будет строить именно ServiseDesk.

Компания HDI , проводя ежегодное исследование распространения служб технической поддержки за 2015 год, сделала вывод, что 41 % служб организаций, оказывающих техническую поддержку, имеют отличные от ServiceDesk или Helpdesk названия, а это означает, что не важен термин – важно практическое применение.

Внедрение услуги управления ИТ-процессами (ITSM) на базе ServiceNow позволяет устранить хаос технической поддержки и организовать Helpdesk как удобный и хорошо отлаженный инструмент. Как он будет называться – ваш выбор, главное, что результатом станет новая профессиональная услуга, позволяющая повысить эффективность, снизить затраты, уделять больше времени развитию и модернизации, сделать систему ИТ понятной бизнесу.

Это обобщенное название сервисной службы компании, другими словами IT отдел, отдел технической поддержки внутренних пользователей. Service desk обеспечивает бесперебойную работу программного и технического обеспечения и отвечает за доступность предоставляемых бизнесу сервисов.

Service desk система

Это программное обеспечение, которое призвано автоматизировать работу сервисной службы. Основная задача сервис деск системы - обработка заявок на обслуживание или инцидентов, произошедших во время эксплуатации тех или иных систем или сервисов компании. Задачи данного класса программного обеспечения позволяют задавать при создании заявки следующие параметры:

• Сервис - это услуга и набор характеристик, которые служба сервис деск оказывает бизнесу.
• Уровень сервиса (SLA) - это набор метрик реакции и решения, расписание бизнес-часов, в которые служба сервис деск оказывает бизнесу услуги.
• Ответственный сотрудник или группа - это лицо или группа лиц, которые являясь сотрудниками сервисной службы, отвечают за работу данного сервиса и могут выполнить работы по устранению неполадок или эскалировать данный инцидент на нужный уровень.
• Наблюдатель - это лицо или группа лиц, которые являясь сотрудниками компании, могут контролировать ход выполнения задачи и давать комментарии или принимать участие в решении задачи.
• Согласующий - это лицо, которые являясь сотрудником компании, должно дать свое согласие на проведение работ, подтвердить или опровергнуть корректность конкретного запроса. Обычно согласующий закрепляется за сервисом или услугой.
• Конфигурационные единицы - это универсальные объекты, которые могут состоять из активов, ПО, оборудования и любых других сложных объектов. КЕ дают возможность привязать инцидент или заявку к конкретному оборудованию и получать отчетность в разрезе данного оборудования.

Зачастую, в большинстве крупных компаний, системы Service desk должны быть тесно интегрированы со службой каталогов Microsoft Active Directory. Это позволяет использовать единую авторизацию в сервисах компании и сервис деск системе. Бесшовная авторизация в любой корпоративной системе, основанной на учетных записях Active directory, позволяет сократить время на внедрение Service desk систем на крупных конфигурациях сети.

Service desk системы для автоматизации приема заявок внутри компании, устанавливаются на внутренние серверные мощности и администрируются сервисной службой. Именно в такой конфигурации удобно интегрировать с AD и внутренними почтовыми сервисами.

Service Desk - своего рода диспетчерская служба, которая в полной мере ответственна перед клиентами или пользователями за предоставление согласованных с ними услуг, является центром приема всех жалоб и предложений, осуществляет контроль текущего состояния служб и имеет полномочия по выдаче нарядов на устранение возможных сбоев, а также на контроль процесса устранения неисправностей. В самом общем виде она может осуществлять перечисленные функции в отношении всех (а не только связанных с ИТ) услуг, предоставляемых организацией и ее отдельными подразделениями. Однако в дальнейшем будем рассматривать только аспект поддержки именно ИТ-услуг.

Из подобного определения не совсем очевидна необходимость такой службы. Остановимся на этом более подробно. В условиях постоянного усложнения используемых ИТ-услуг и возрастания требований к ним вопрос нормального функционирования ИТ-инфраструктур равноценен вопросу успешности бизнеса. Эффективное сопровождение используемых программ и оборудования оказывается критичным для достижения стоящих перед организацией бизнес-целей.

Когда пользователь или клиент сталкиваются с какой-либо проблемой (неисправностью, сбоем, просто неумением), он рассчитывает получить квалифицированную помощь в работе с приобретенной им услугой или продуктом. При этом его интересует максимально быстрое разрешение проблемы. Мало что раздражает больше, чем многократные звонки в некую организацию с целью найти там нужного человека - тем более, когда толком и не знаешь, а кто тебе, собственно, нужен.

К тому же, даже если такой сотрудник нашелся, он может быть занят каким-либо другим делом (например, решением проблемы другого клиента). Как быть в таком случае? Кто должен определить приоритеты и принять решение о порядке обслуживания? На каком основании? А как быть, если это происходит в нерабочее время? Можно задать много подобных вопросов. Как найти на них ответы?

Для устранения этих и многих других проблем и вводится Service Desk. Термин этот не является общепринятым; подобная структура может именоваться «Горячей линией» (Customer Hot Line), «Центром приема сообщений» (Call Center), «Центром технической поддержки» (Technical Support Center), «Диспетчерской помощью клиентам» (Help Desk) или каким-либо иным образом. Как правило, различие в наименовании скрывает в себе и некоторое различие в функциональности.

Дойдя до этого места, редкий читатель не задастся вопросом: каким образом Service Desk в состоянии помочь моему бизнесу? Что именно я получу, если потрачу время и деньги на создание такой службы? Не окажется ли она еще одним «нахлебником» в и без того довольно громоздкой ИТ-инфраструктуре?

Service Desk обеспечивает единую точку контакта для пользователей, клиентов, ИТ-персонала, ИТ-услуг и возможных «внешних» организаций, являющихся поставщиками каких-либо вспомогательных услуг (например, электропитания, внешних коммуникаций и т.д.). Для клиента это - наиболее важная (в стратегическом плане) функция ИТ-подразделения. Действительно, клиент, как правило, пользуется услугами без помощи сотрудников ИТ-подразделения, обращаясь к ним только в особых случаях (например, при возникновении инцидента или при желании внести изменения в структуру получаемых услуг) и при этом общаясь именно с оператором Service Desk. В свою очередь, внутри ИТ-подразделения именно Service Desk отстаивает интересы клиента перед остальным персоналом.

Далее Service Desk несет ответственность за устранение инцидента. Даже если реально работы выполняются сотрудниками других подразделений (в том числе, и «внешними» партнерами), полный учет времени устранения инцидента, контроль за процессом устранения, информирование пользователя о состоянии проблемы, информирование руководства о задержках в устранении, их причинах - все это обязанности службы Service Desk. Как и предыдущая, эта функция в большей степени ориентирована на клиента и качество предоставляемых ему услуг. При этом не надо забывать, что службе Service Desk должны быть предоставлены соответствующие права.

Кроме этого, Service Desk формирует разнообразную управленческую информацию, в том числе об уровнях загруженности ресурсов; производительности и эффективности предоставляемых услуг; необходимости обучения клиентов; совокупной стоимости услуг; дефиците услуг и т.д.

Снижая стоимость владения ИТ-инфраструктурой путем повышения эффективности использования ресурсов, обеспечивая управление внесением изменений в ИТ-инфраструктуру и процессы в распределенной бизнес-среде, оптимизируя инвестиции и управляя функциями поддержки бизнеса, выявляя бизнес-возможности, помогая гарантировать удовлетворенность клиентов и сохранить их, Service Desk участвует в формировании прибавочной стоимости.

Не стоит думать, что Service Desk нужна только в крупных организациях со значительным количеством пользователей и услуг. Как показывает опыт, в небольших структурах управление ресурсами, технологиями и уровень документирования необходимых процедур и решений могут быть не менее важны.

По сравнению с традиционным восприятием понимание роли операторов Service Desk изменилось. Раньше они чаще выступали в качестве барьера, защищающего от назойливых требований клиентов и ограждающего персонал от излишне словоохотливых пользователей. В современной же концепции оператор обязан принимать как истину все ощущения клиента относительно предоставляемых ему ИТ-услуг и тем самым выступать на его стороне клиента, добиваясь от ИТ-персонала разрешения проблем данного клиента. Кроме того, с применением современных технологий появляются новые возможности для обеспечения контакта с клиентами: запросы могут поступать не только по телефону, но и по электронной почте, по факсу, через Web-сайт и т.д. Дополнительные виды связи предпочтительны, в основном, применительно к некритичным для бизнеса услугам и/или в случае некритичных инцидентов.

Итак, построение Service Desk может принести реальные выгоды самым разным организациям.

Правила построения службы Service Desk

Каким образом подойти к воплощению службы? Универсального ответа нет, да и не может быть, поскольку реальные условия слишком различаются. Все попытки предложить типовое решение обречены на провал. Для эффективной работы надо учесть все мелочи, не говоря уже об основополагающих факторах, к которым относятся глобальные цели бизнеса, стратегии развития информационной системы и т.д. В то же время ITIL рекомендует определенную группу параметров, которые в обязательном порядке необходимо учесть.

Функции и процессы Service Desk

Для того чтобы построить действительно полезную службу и получить от ее функционирования максимальный эффект, необходимо изначально определить возлагаемые на нее обязанности, установить исполняемые ею функции и формализовать реализуемые процессы. Можно предложить следующий список основных функций:

В идеале все эти функции должны быть возложены на Service Desk. Реально этому могут помешать разнообразные факторы: недостаточное количество (или качество) технологий, ограничения персонала, невозможность возложения на данную службу отдельных обязанностей в связи с корпоративной политикой и т.д. Однако и частичная реализация позволит получить положительный эффект, хотя и в сокращенном виде; при этом она может оказаться начальным этапом внедрения полномасштабной системы. В общем случае с самого начала рекомендуется определить возлагаемые на службу функции, установить: какие из них и в каком объеме будут реализовываться на первом этапе, а какие - в будущем.

Подбор и квалификация персонала

В современных условиях для персонала Service Desk не достаточно наличия только технических знаний. Нередко удачно работающие департаменты обслуживания набирали свой персонал непосредственно из бизнес-подразделений или из схожих сервис-ориентированных организаций, и впоследствии обучали набранных сотрудников технологиям и предоставляемым услугам. Сегодняшний настоящий профессионал Service Desk является специалистом в самых разных областях и стремится к еще большим знаниям. Он должен:

• ориентироваться на клиента;
• четко и системно выражать свои мысли;
• обладать навыками межличностного общения;
• при необходимости говорить на нескольких языках;
• понимать цели бизнеса;
• помнить, что: проблемы клиента важны для бизнеса; без клиентов не нужен будет и Service Desk; клиенты являются экспертами в своей деятельности;
• стремиться к предоставлению первоклассных услуг.

Процесс определения необходимого числа сотрудников Service Desk окажется чрезвычайно трудным, если не анализировать требования к услугам и объемам нагрузки. В общем случае число занятых в Service Desk сотрудников зависит от потребностей бизнеса и определяется на основе анализа следующих характеристик:

• доступный/необходимый бюджет;
• ожидаемый клиентами уровень качества обслуживания: время доступности услуг (т.е. периоды времени, в которые услуга работоспособна); быстрота отклика (максимально допустимое время ожидания ответа на посланный запрос); объем предоставляемых возможностей (число необходимых для работы пользователя различных функциональных модулей); другие параметры, которые рекомендуется формулировать в терминах, используемых заказчиком;
• размер, возраст, архитектура, сложность ИТ-инфраструктуры и каталога услуг (например, количество инцидентов с оборудованием и программами, уровень стандартизации или уникальности комплектации рабочих станций и т.д.);
• число поддерживаемых пользователей и связанные разнообразные характеристики (типы инцидентов, продолжительность времени на регистрацию инцидентов разных типов: простых вопросов, специализированных вопросов о приложениях и т.д.);
• количество инцидентов;
• требуемое время работы Service Desk;
• обычные объемы работ (ежедневные, в конце месяца и т.п.);
• общая информация о составе SLA;
• типы связи с Service Desk (телефон, электронная почта и т.д.);
• требуемый уровень подготовки персонала;
• доступные вспомогательные технологии (телефонные системы, программы...);
• реализованные процессы и процедуры.

Все перечисленные параметры необходимо тщательно изучить перед принятием решения о числе сотрудников. Кроме того, их число может зависеть и от требований к уровням документирования инцидентов. При этом стоит помнить: чем лучше работает служба, тем чаще пользуются ее услугами.

Как правило, среди операторов Service Desk имеет место высокая текучесть, так что при всех расчетах необходимо помнить об этом. Рекомендуется планировать периодическое обучение и дополнительную подготовку персонала.

Создание условий для работы Service Desk

Приняв решение о создании службы Service Desk, руководство организации должно отдавать себе отчет в том, что операторам необходимо создать определенные условия для нормальной работы: ограничиться установкой столов и телефонов явно недостаточно. Еще более актуальной проблема становится в случаях, когда возможны посещения Service Desk клиентами. Многие организации используют помещение, в котором размещены операторы Service Desk, для демонстрации качества своих услуг и создания у клиентов благоприятного впечатления о всей организации. В ходе создания службы Service Desk рекомендуется:

• по возможности размещать операторов в отдельном от остального персонала службы поддержки помещении, где предусмотрены удобные места для клиентов и операторов, низок уровень шума, есть возможность обеспечить секретность переговоров;
• иметь документацию по всем используемым клиентами решениям, устройствам и программам;
• создать и поддерживать в актуальном состоянии каталог предоставляемых услуг;
• предусмотреть возможности организации конференц-связи, устройства, оставляющие свободными руки и иные технические средства для операторов.

Особое внимание необходимо уделить наличию документации и ее актуальности. Возможность автоматизированного доступа к ней позволит сократить время общения с клиентом.

Работа службы: правила, отчетность, контроль

Для каждой из означенных функций службы Service Desk должен быть описан процесс, ответственный за данную функцию. Необходимо четко обозначить последовательность активностей, исполнение которых позволит заявить о том, что данная функция реализована. Будучи формальными и общими, процессы не дают ответа на вопрос: что именно должен делать каждый отдельный исполнитель в конкретных ситуациях. Для такой конкретизации служат процедуры - детальные, адаптированные к каждому случаю и каждому применяемому технологическому решению наборы действий персонала. Процедуры должны тщательно документироваться и предусматривать все возможные ситуации. Документация по процедурам служит основой для деятельности сотрудников. Сотрудники должны быть обучены на основании данной документации и действовать в соответствии с ней.

Необходим регулярный контроль за функционированием службы. К процедурам контроля могут быть отнесены как сбор разнообразной оценочной информации о качестве ее функционирования, так и осуществление контроля уровня подготовленности персонала и всей службы с использованием специально обученных «суперпользователей», которые периодически обращаются в Service Desk, задавая заранее подготовленные вопросы и имитируя инциденты.

В целом, Service Desk является источником самой разнообразной полезной управленческой информации по состоянию, доступности услуг и отдельных систем, уровням подготовленности персонала и пользователей, степени загруженности систем, качеству взаимодействия отдельных подразделений и т.д. Данная информация должна оформляться в виде структурированных отчетов на регулярной основе. Необходимо заранее определить периодичность подачи, полноту и качество для разных вариантов отчетов. Такие отчеты могут использоваться в качестве основы для дальнейшего анализа возникающих проблем, выявления их причин, определения необходимости внесения изменений в системы - для всего, что в терминах ITIL именуется «Управление проблемами» (Problem Management).

Компьютеризация Service Desk

Многие службы поддержки начинали функционировать с обычных бумажных журналов учета, предполагающих индивидуализированную запись по каждому случаю, с отметкой о деталях и решениях. Однако таким образом можно только зафиксировать инциденты и сам факт их устранения. Большие возможности предоставляются компьютеризированными решениями, которые, привнося точность и аккуратность, одновременно дают возможность быстрого поиска и доступа к записям о ранее возникших ситуациях, известных ошибках, истории запросов от клиента и иной управленческой информации. Наибольшая польза достигается как раз от возможности легкого доступа к ранее практически недоступной информации.

Основные преимущества компьютеризированной реализации службы Service Desk:

• доступность информации об инциденте всему персоналу службы поддержки;
• сокращение периода обслуживания инцидента;
• усовершенствованные процедуры отслеживания, эскалации и отработки инцидентов;
• доступность в оперативном режиме более качественной информации (в том числе, об известных ошибках, решениях и истории запросов), а также внешних источников сведений;
• большая доступность и точность управленческой информации;
• устранение потерь, «забывчивости» и дублирования информации;
• более качественное использование квалифицированного персонала;
• облегчение решения совокупных задач и вычислений.

Современные системы Service Desk способны управлять, контролировать и отслеживать запросы на обслуживание, соблюдение условий контракта, людские ресурсы и последовательности работ. Эти системы интегрируются с остальными важными компонентами совокупной системы управления ИТ-ресурсами (в том числе с рекомендуемыми ITIL - Управлением изменениями, Конфигурированием и Учетом активов, Управлением ценой, Непрерывностью бизнеса, Планированием возможностей, Управлением сетями и т.д.).

К наиболее развитым системам, предназначенным для реализации Service Desk в организациях среднего и крупного размера, аналитики Meta Group по состоянию на середину 2000 года относят следующую пятерку:

• CA Advanced Help Desk;
• HP OpenView Service Desk;
• Peregrine ServiceCenter;
• Remedy Action Request System;
• Tivoli Service Desk.

Все эти системы в высокой степени обладают необходимой функциональностью, предоставляют возможности масштабирования, удобство управления и приемлемость для разнообразных ИТ-архитектур. В этих условиях решающими факторами в выборе оказываются: возможность интеграции с остальными решениями по управлению различными элементами ИТ-инфраструктуры (сетями, серверами, рабочими станциями приложениями и т.д.); условия предоставляемой поддержки (ее полнота и доступность, а также возможность привлечения консультантов из компаний, специализирующихся на внедрении этих систем). При выборе необходимо обратить внимание на весь комплекс предстоящих расходов. Часто стоимость самого программного обеспечения существенно ниже стоимости обучения персонала и стоимости процедур внедрения. Необходимо учесть и перспективы дальнейшего развития системы.

Внедрение службы Service Desk обычно осуществляется в виде проекта, подразумевающего предварительный консалтинг. Качественная реализация такого проекта возможна только при достаточной квалификации специалистов, участвующих во внедрении. Большинство производителей программных продуктов, ориентированных на реализацию служб наподобие Service Desk, не рекомендуют внедрять решения при отсутствии у исполнителей сертификатов, гарантирующих их квалификацию.

Литература

1. З. Алехин. ITIL - основа концепции управления ИТ-службами. «Открытые системы», 2001, № 3
2. CCTA. Best Practice for Service Support. London: The Stationery Office, 2000

Заурбек Алехин ([email protected]) - руководитель проекта компании i-Teco

Типовые сценарии применения Service Desk

Сценарий 1. Много различных служб поддержки

Крупная компания имеет на вооружении гетерогенную информационную систему, объединяющую серверы различных типов от разных производителей (RISC-серверы, ПК-серверы, мэйнфреймы) общим числом несколько десятков, специальные хранилища данных и около тысячи рабочих мест пользователей. При этом сама информационная система продолжает развиваться: совершенствуются применяемые технологии, осуществляется внедрение новых программных комплексов. Нагрузка на систему постоянно наращивается.

В столь крупной системе у пользователей обязательно возникают различные запросы: от замены расходуемых материалов и устранения сбоев оборудования до проблем с подключением (например, утрачен пароль) и обучения работе с отдельным приложением. При возникновении запроса пользователи самостоятельно определяют, к кому обратиться: в хозяйственную службу (установить новый картридж в принтер), к электрикам (проверить работоспособность сетевого концентратора, а то «на нем почему то лампочки перестали мигать»), к администратору прикладной системы («что-то она слишком медленно работает») и т.д.

При высокой квалификации пользователя и правильном выборе специалиста проблема будет устранена быстро. Но не все пользователи способны определить реальную причину; иногда же сделать это быстро не способен никто. В этом случае время устранения неисправности резко возрастает, пользователь начинает названивать всем подряд, а непрерывно отвлекаемые от дел инженеры перестают обращать внимание на его звонки. Картина получается печальная.

Причина проблемы - отсутствие единой точки контакта. При внедрении Service Desk пользователю не понадобится самостоятельно искать ответственного за устранение конкретной проблемы: за него это сделает оператор, который примет сообщение, зарегистрирует его и в соответствии с установленным порядком назначит исполнителя. При этом экономится время не только пользователя, но и исполнителей, которые избавляются от лишних контактов.

Сценарий 2. Низкая эффективность службы поддержки

В соответствии с рекомендациями в организации реорганизовали службу поддержки и теперь при возникновении инцидента пользователи обязаны сообщать о нем одному оператору. В соответствии с рекомендациями, оператор регистрирует информацию о пользователе и характере возникшей проблемы, для чего применяется обыкновенный бумажный журнал. Далее оператор примерно определяет область, к которой может относиться проблема и назначает исполнителя. Исполнитель известным только ему способом устраняет проблему, при этом самостоятельно решая, когда именно ей заняться.

В принципе все работает. Но пользователи говорят, что служба поддержки практически недоступна: телефон занят, оператор нервничает, порой ощущается непонимание им существа вопроса и трудность определения исполнителя. Инженеры о разрешении проблем не сообщают, так что приходится вновь и вновь проверять, заработала ли система. Даже если одна и та же проблема возникает часто, время ее устранения не сокращается и зависит от конкретного дежурного инженера: одни справляются с ней быстро, другие возятся слишком долго.

Причина - отсутствие автоматизированной системы регистрации инцидентов, максимально ускоряющей ввод данных о пользователе (посредством выбора из постоянно ведущегося списка пользователей), упрощающей классификацию инцидентов (опять же - путем выбора из заранее определенных категорий), позволяющей быстро и однозначно выбирать исполнителей в соответствии с установленными правилами. Одновременно вводится ответственность исполнителей, получающих указания не от оператора, а от системы, одновременно с назначением исполнителя определяющей приоритет проблемы и предельный срок ее устранения. Система требует от исполнителя по окончании работ сообщить о факте и методах ее устранения. При следующем случае возникновения такой проблемы система сообщит данную информацию, что позволит сократить время ее устранения. Кроме того, у оператора появляется дополнительное время для информирования пользователей о текущем статусе инцидента.

Сценарий 3. Слабое использование накопленных данных

Действуя в соответствии с рекомендациями, в организации внедрили автоматизированную систему с необходимой функциональностью. Однако число запросов от пользователей не уменьшилось. Более того, порой ощущается явный недостаток информации о функционировании различных систем и приложений.

Причина - отсутствие механизмов анализа накопленной информации и оптимизации на его базе используемых информационных систем и процедур. Выявив необходимость в дополнительном обучении пользователей, служба должна представить соответствующие рекомендации. Столкнувшись с низким качеством приложения, что выражалось в слишком часто поступающих жалобах, служба должна рекомендовать осуществить доработку этого приложения. Руководители ИТ-подразделений должны получать сводную информацию о тенденциях в регистрации числа различных инцидентов для качественного управления подразделениями и т.д. Накапливаемая информация должна не лежать мертвым грузом, а служить основой для принятия решений на самых разных уровнях.

Конечно, служба Service Desk не может заменить собой все необходимые для правильного управления ИТ-инфраструктурой процессы. При этом и общая практика, и наш собственный опыт свидетельствуют о том, что, будучи единственной обращенной к клиенту службой, она играет одну из главных ролей при организации эффективного функционирования самых разных информационных систем.

Классификация Service Desk

Центр приема сообщений (Call Center)

Такой тип службы характеризует преимущественная ориентация на организацию приема большого числа телефонных сообщений. Осуществляется регистрация поступивших звонков в соответствии с установленными правилами, а при необходимости, и переадресация на соответствующего специалиста.

Диспетчерская помощи клиентам (Help Desk)

В дополнение к предыдущему пункту осуществляется контроль за устранением возникшей проблемы. Основная цель - разрешение инцидентов в максимально короткие сроки и обеспечение сохранности всей имеющейся информации об инциденте. При возможности устранение проблемы осуществляется непосредственно оператором путем консультирования клиента.

Сервис-диспетчерская (Service Desk)

В этом случае к уже перечисленным функциям добавляется учет влияния предоставляемых услуг на бизнес в целом, учет не только инцидентов, но и любых иных запросов и пожеланий клиентов, контроль соблюдения контрактов, мониторинг текущего состояния служб и многое другое.

Данная классификация не является общепринятой. Например, на сайте все перечисленное относят к разновидностям «центра приема сообщений».

Снижение стоимости Service Desk

При прочих равных условиях в основе затрат при функционировании данной службы находится оплата труда операторов. Вообще, кадровый ресурс очень часто становится для нее проблемой номер один. Традиционно среди операторов очень большая текучесть, поэтому постоянно приходится обучать новых операторов. Огромную роль играет их настроение в каждый конкретный момент. Между пользователем и оператором службы может возникнуть психологическая несовместимость. Операторы не могут одинаково качественно работать в любое время суток.

Многие из названных проблем могут быть разрешены путем внедрения так называемых «систем самообслуживания» - интерактивных автоматизированных систем, позволяющих пользователю разместить запрос, получить ответ и выполнить модификацию используемых услуг без помощи оператора. Примерами такого подхода могут служить предлагаемые операторами сотовой связи услуги по самостоятельному контролю состояния счетов, дополнению или отключению отдельных услуг, переадресации звонков на другой номер и т.д. Конечно, даром ничего не дается: такие системы должны тщательно и очень продуманно строиться (ведь автомат не сможет что-либо додумать сам), а затем с той же тщательностью поддерживаться в актуальном состоянии. Но как показывает практика, при соблюдении этих условий «система самообслуживания» позволяет существенно сократить расходы и добиться большего удовлетворения потребностей пользователей.

Call Center в зеркале статистики

• В 1999 году в Европе насчитывалось около 12750 разнообразных центров приема сообщений; согласно прогнозам, в 2006 году их число увеличится до 28300. В США в 1999 году их было 69500, а к 2003 году ожидается порядка 78000.
• Емкость европейского рынка систем, реализующих подобные услуги, за период с 1999 по 2003 год увеличится с 3,6 млрд. долл. до 9 млрд. долл. При этом около 80% этих систем придется на долю в Великобритании, Франции, Германии и Голландии.
• Емкость мирового рынка услуг по созданию подобных служб оценивалась в 23 млрд. долл. в 1998 году. Прогноз на 2003 год составляет 58,6 млрд. долл. Учитывались консалтинговые услуги, интеграция и аутсорсинг, который занимает при этом лидирующее положение (от 17 млрд. долл. в 1998 до 42 млрд. долл. в 2003-м).

Порой существенная разница в приведенных оценках возникает из-за различий в определениях. Но даже с учетом этого очевидно: необходимость развивать свои собственные службы понимается и принимается все большим числом организаций по всему миру.

Service desk - что это? - вероятно спросит наш читатель. Сегодня мы расскажем о том, что такое хелпдеск, как его выбрать и чем может помочь вам предлагая нами система.

Те, кто впервые слышат о системе автоматической обработки заявок, часто задают вопрос - service desk - что это и зачем нужно. Также многих руководителей интересует, как снизить уровень стресса у сотрудников техподдержки и повысить эффективность их работы. Идеальным вариантом будет автоматизировать все поступающие заявки. В сущности, это и есть первый принцип работы систем сервис деск.

Service desk. Что это?

Helpdesk система существенно облегчает труд сотрудников технической поддержки клиентов в любой организации, предоставляющей какие бы-то ни было услуги. Основной принцип ее работы заключается в том, чтобы обеспечить возможность автоматизации обработки запросов клиентов. Не секрет, что клиенты предпочитают, чтобы отклики агентов поддержки приходили на их личную почту, а самые нетерпеливые хотят получать реакцию прямо на веб-сайте. Вот почему большинство хелпдесков сегодня работают онлайн либо предоставляют пользовательский веб-интерфейс. Первоначально хелпдески были ориентированы только на то, чтобы управлять запросами, тикетами, инцидентами, поступающими от клиентов ("issue tracker") , и сегодня это остается основной задачей хелпдесков, несмотря на то, что они выполняют и множество других функций. Сегодня на вопрос что такое helpdesk можно ответить так: это программа, которая не только автоматизирует запросы клиентов, но и обеспечивает коммуникацию внутри компаний, хранит базу данных и статистики, «общается» с клиентами вместо операторов техподдержки.

Принципы выбора Service desk. Что это даёт пользователю?

В один голос утверждают и все, кто пользовался service desk , что эт о программное обеспечение должно выбираться грамотно и со знанием дела. Разработчики Eddy не понаслышке знают, что такое helpdesk -стандарт (по версии библиотеки ITIL) и какие требования к качеству и системным характеристикам продукта должны быть соблюдены. Поэтому приобретая продукт Eddy, вы можете быть уверены, что полагаетесь на надежное и качественное программное обеспечение. Эта helpdesk система не подведет в напряженное рабочее время, самостоятельно расставит приоритеты в заявках, сохранит все необходимые статистические данные.

Как выбрать хелпдеск?

Многих пользователей беспокоит и другой вопрос – не только « service desk что это», но и как его выбирать. Для этого также есть несколько незыблемых принципов. Например, хелпдеск должен легко подстраиваться под нужды компании, интегрироваться с другими ресурсами, содержать собственную базу данных и поддерживать кириллическую кодировку. С этим, кстати, бывает достаточно накладно. Очень многие хелпдески, качественные по своему замыслу, «прогорают» на рынке из-за того, что русский текст читается на них неизвестно как, а то и не читается вообще. Происходит это потому, что хелпдески – «Дети» в основном иностранных разработчиков. Наш продукт внедрен уже в огромное количество ИТ-систем, и каждый пользователь остался доволен. Правильная организация труда отделов поддержки с помощью Eddy – это первый шаг к успеху. Поэтому если вас спросят – « service desk - что это?» наш бренд и станет самым полным ответом на этот вопрос.

В том числе оптимизация обработки всех заявок – важный процесс, позволяющий повысить скорость и эффективность работы предприятия. В сегодняшних реалиях связь потребителей услуги с её поставщиком, либо связь представителя службы технической поддержки с клиентом, почти всегда осуществляется через программную оболочку. Это позволяет сделать процесс коммуникации более удобным для обеих сторон, но что не менее важно – сделать его прозрачным, отслеживаемым и контролируемым.

Термины Help Desk и Service Desk используются для обозначения службы поддержки примерно с начала 2000- годов. Тем не менее, это не одно и то же. Попробуем понять, в чём состоит отличие Help Desk от Service Desk.

Helpdesk – это «окно помощи»

Если переводить с английского дословно, то Help Desk – это «стол помощи». Другими словами – окно, куда можно обратиться по всем вопросам и рассчитывать, что вам помогут.

Основные особенности работы сервиса HelpDesk:

• Сервис является частью (инструментом) IT-отдела, необходимого для его коммуникации с «внешним миром», к которому относятся как сотрудники других отделов, так и клиенты компании.
• В большинстве случаев HelpDesk работает с отдельными инцидентами: запрос – обработка – решение вопроса.
• Help Desk функционирует как служба технической поддержки.

Service Desk – это сервис предоставления услуг

Что касается Service Desk, это название чаще всего переводится как «стол обслуживания». То есть, Service Desk – это центр предоставления услуг или единое окно услуг.

Принципиальная отличие от Help Desk в следующем:

• Service Desk рассматривает предоставление поддержки не с точки зрения заявок, поступающих в обработку, а с точки зрения сервиса / услуги.
• Цели внедрения Service Desk значительно шире, чем в случае Help Desk. Они тесно связаны с функциями оказания как ИТ-, так и бизнес-услуг для внутренних и/или внешних клиентов.
• Service Desk предполагает значительную формализацию работы и фокус на контроле соответствия согласованному соглашению об уровне оказания услуг ().

Таким образом, можно говорить о том, что Help Desk – это первичная структура, необходимая для функционирования отдела IT, а Service Desk – это структура, в которую Help Desk может со временем эволюционировать.

При этом первая из них, как мы уже говорили, ставит своей задачей лишь решение поступающих запросов от пользователей, вторая же является частью стратегической концепции компании, направленной на:

1. Увеличение качества оказываемых услуг.
2. Увеличение лояльности как внешних, так и внутренних клиентов к компании.
3. Поддержку работоспособности продуктов компании.

Поэтому Service Desk – это не просто служба технической поддержки, но набор методов и процедур, решающих озвученные задачи.

Приходится слышать, что некоторые специалисты считают Help Desk направленным на решение внутренних проблем компании, а Service Desk – на общение с внешними клиентами. Однако вовсе не в этом состоит главное отличие Help Desk от Service Desk, а в уже озвученных нюансах – для последнего характерны формализация и значительно больший объём решаемых задач.

Решение для автоматизации Help Desk и Service Desk на базе Comindware Business Application Platform

В большинстве случаев Help Desk есть у каждой компании, которая имеет отдел IT, а Service Desk – у тех предприятий, в которых этот отдел работает уже длительное время, так что формализация регламента обработки запросов уже была осознана как необходимость и проведена в той или иной степени.

Преимущество типового решения для автоматизации Help Desk и Service Desk на базе в том, что оно может быть использовано на любом этапе развития компании и её IT-отдела. платформа от Comindware в равной степени подходит для реализации функций Help Desk и Service Desk и обеспечивает возможность развития функциональности системы без кодирования и с минимальными затратами.

Comindware Business Application Platform обеспечивает возможность моделирования и корректировки бизнес-процессов без кодирования, силами бизнес-аналитиков

Особенности данного решения:

• В равной степени подходит для оптимизации как внутреннего взаимодействия (обслуживание сотрудников компании), так и внешнего (работа с клиентскими запросами.
• Облачная технология от Comindware позволяет выстроить работу на серверах компании, без применения серверов компании или использовать комбинированный вариант.
• Сотрудники могут работать в системе через мобильные устройства.
• Понятный интерфейс доступен через веб-браузер и предоставляет удобные инструменты для создания и управления формами, бизнес-процессами и функционалом решения. Поэтому вместо IT-отдела настройкой большинства функций могут заниматься бизнес-аналитики.
• Настройка системы и корректировка её функциональности не требует прекращения её работы.
• Решение способно обслуживать бизнес-процессы с начала (поступление заявки) до конца (подтверждение выполнения запроса пользователем, решения его проблемы).
• Предусмотрена возможность отслеживания каждого запроса, а также статистика эффективности каждого сотрудника и оператора по обработке заявок.

Решение на базе Comindware Business Application Platform для автоматизации – это инструмент, который позволяет одинаково успешно работать как с бизнес-процессами, так и с :

• Бизнес-процесс подразумевает, что поступившая заявка носит стандартный характер, весь набор действий по её обработке можно легко формализовать и прописать заранее. Изначально известно, какие сотрудники и отделы будут задействованы.
• Понятие «кейс» используется, когда ситуация обратная: запрос носит нестандартный характер и/или его суть не очевидна. Какие действия и какие сотрудники потребуются для обработки, заранее сказать нельзя.

Закажите демо, чтобы оценить спектр возможностей решения на базе Comindware Business Application Platform и его полезность для вашего бизнеса.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.