Гугл почта как сортировать письма. Не волнуйтесь, я сейчас все объясню! Использование смайликов в письмах
Настройте внешний вид
Вместо того чтобы пялиться на бледное оформление по умолчанию, добавьте ярких красок, включив одну из тем. Для этого в меню настроек в правом верхнем углу выберите раздел Темы и включите любую понравившуюся или загрузите свою.
Кроме того, можно выбрать из трех вариантов размера интерфейса. Обычный режим оставляет много свободного пространства на экране, а Компактный подойдет для тех, кто привык открывать много окон одновременно.
Добавьте друзей и другие почтовые аккаунты
Если вы только начинаете пользоваться Gmail или создали второй Gmail-аккаунт и хотите добавить свои контакты и старую почту, то пройдите в раздел Настройки> Аккаунты и импорт. Вы можете импортировать свои данные и письма из Яндекса, Mail.ru, Hotmail и других. Для этого нужно будет проделать несколько несложных процедур. Но помните, что после этого навсегда отключится сигнал оповещения Gmail о получении письма.
Придайте Gmail сходство с Outlook
В разделе Настройки > Лаборатория поставьте флажок в пункте Область просмотра. Теперь письмо будет полностью отображаться справа (или внизу) от списка входящих писем, как в Outlook. Привычка - вторая натура, так что если вы полжизни проработали с корпоративной почтой в Outlook, а теперь решили перейти на Gmail, то эта функция поможет вам пережить расставание с привычным интерфейсом. Включив Область просмотра однажды, в следующий раз вы сможете найти эту кнопку в выпадающем окне меню настроек на главной странице.
Скриншот: Rusbase
Выберите важное
В Gmail есть функция интеллектуального отбора важных сообщений. В разделе Настойки > Папка «Входящие» отметьте пункт «Отслеживать мои действия в почте…». Теперь сервис будет сортировать ваши письма по важности. Затем можно выбрать пункт «Включить маркеры», пункт «Игнорировать фильтры», а вверху секции поменять Тип папки «Входящие» на «Сначала важные». Затем переходим в раздел Настройки > Общие, и в пункте «Уведомления на рабочем столе» выбираем «Включить уведомления о важных письмах».
Избавьтесь от цепочек писем
Все люди делятся на две большие группы: те, кто любит цепочки писем, и те, кто ненавидит их всеми фибрами души. Если вы относитесь ко второму типу людей, то данную функцию можно легко отключить. В разделе Настройки > Общие найдите и отключите пункт «Цепочки писем». В следующий раз, когда вы откроете последнее письмо в переписке с адресатом, вы увидите приятное глазу поле текста письма, а не список из всех писем. В папке Входящие тоже все письма будут отображаться отдельными кликабельными строчками.
Архивируй меня полностью…
В Gmail есть функция архивирования писем вместо их удаления. Предполагается, что в вашей почте будет достаточно свободного места для хранения множества больших писем без периодической чистки папки входящих. А поскольку места достаточно, можно не удалять прочитанные письма насовсем, а отправлять их на всякий случай в архив. Для этого, выбрав письмо, вверху списка писем нужно нажать на вторую кнопку слева (квадрат со стрелкой вниз). И если вам вдруг понадобится старое письмо, вы можете отыскать его, выбрав в меню слева раздел «Вся почта».
… но не забывай чистить
Каким бы щедрым на объемы бесплатного хранения не был Gmail, но на дворе 2016-й, а письма становятся все более и более объемными. Так что однажды вы столкнетесь с нехваткой места в хранилище, и тогда придется освободить архив от самых тяжелых сообщений. Для этого нажмите маленькую стрелочку в правом конце поисковой строчки. В выпавшем окне выберите и поставьте флажок в пункте «Есть прикрепленные файлы». В строчке Размер введите значение «10» и нажмите синюю кнопку поиска. Поиск выдаст вам все письма с вложениями больше 10 мегабайтов. Отметьте те письма, которые вам точно не пригодятся, и кликайте по значку «корзина» вверху списка писем.
Ответь и забудь
После прочтения и отправки ответа на письмо разве нужно, чтобы оно еще оставалось в папке входящих? Попробуйте использовать функцию «Отправка и архивирование», чтобы письма сразу удалялись из входящих после ответа на них. Соответствующий пункт вы найдете в разделе Настройки > Общие. Отметив флажком соответствующий пункт, вы добавите кнопку «Отправить и архивировать» в окно ответа. Теперь каждый раз, когда вы отвечаете на письмо, вы можете выбрать: оставить письмо болтаться в папке входящие или отправить его сразу в архив.
Организуйте почту при помощи ярлыков и фильтров
Не хватает памяти - купите
Если уж вам совсем надоело трамбовать письма в ящике и постоянно беспокоиться о памяти хранилища, то можно раскошелиться на платное пространство. Прокрутите письма до самого низа. В левом нижнем углу под списком писем вы увидите статистику использования памяти и кнопку «Управление». Если вы приблизились к 100%, перейдите по этой ссылке и увидите варианты оплаты дополнительной памяти. Есть несколько тарифных планов, начиная от 140 рублей за месяц. Дополнительная память будет распространяться не только на почту, но и на другие сервисы вроде Google Drive и Google Photos, если вы их используете.
Окиньте взором просторы почты
Если вы хотите обозревать как можно больше писем разом, измените максимальный размер страницы. Для этого перейдите в раздел Настройки > Общие и выберите третий пункт сверху. Вы можете задать одно из предлагаемых значений в пределах от 10 до 100 писем.
Цвета важности
Отметить важное письмо звездочкой - значит обозначить его важность. Но важность тоже бывает разной. Чтобы выбрать для каждого важного письма особую отметку, перейдите в раздел Настройки > Общие и в подразделе Звезды выберите вариант Все. В следующий раз, когда вы будете отмечать письмо звездочкой, щелкните по звездочке еще раз и выберите один из нужных вам вариантов звезд разных цветов, а также восклицательные и вопросительные знаки и другие значки.
Сделайте из письма задание
Можно из своего почтового ящика сделать список важных дел. Для этого нажмите кнопку Еще над списком писем и выберите «Добавить в задачи». Письмо автоматически станет задачей в соответствующем сервисе Google. К задаче будет приложена ссылка на это письмо.
Следите за непрочитанными
В разделе Настройки > Лаборатория включите пункт «Значок непрочитанных сообщений». Если вкладка Gmail у вас открыта постоянно, как у любого нормального человека, то теперь, взглянув на значок вкладки, вы можете увидеть, сколько непрочитанных писем у вас есть. Это на тот случай, если вам понадобится слегка расстроиться в течение напряженного рабочего дня.
Отключитесь от сети
Если у вас стоит браузер Chrome, то можно попробовать применить режим офлайн-почты. Gmail будет доступен вам даже без подключения к интернету. Нет, без интернета вы не сможете отправлять или принимать письма. Но вы можете, например, просматривать входящие, сортировать письма или продолжать писать ответ, пока не вернетесь к цивилизации. Чтобы включить офлайн-режим, перейдите в раздел Настройки > Офлайн.
Отдайте почту на откуп
Если вы совсем выбились из сил, пытаясь навести порядок в своем почтовом ящике и успеть ответить на все письма, вы можете доверить эту работу кому-то из подчиненных. Для этого перейдите в раздел Настройки > Аккаунты и импорт. В подразделе «Предоставить доступ к своему аккаунту» вы можете добавить другого пользователя Google и таким образом дать ему доступ к вашей почте. Он не сможет изменить пароль и другие настройки, но сможет читать, архивировать и отвечать на ваши письма. Такие письма будут подписаны вашим именем и именем доверенного лица, которое будет указываться в скобках.
Заблокируйте навязчивых собеседников
Некоторые люди не понимают намеков. Для таких существует кнопка блокировки. Когда вы получаете письмо от отправителя, от которого больше ничего не хотите получать, откройте письмо и в правом верхнем углу нажмите стрелочку вниз. В выпадающем списке выберите «Заблокировать отправителя». Теперь все письма с этого адреса будут попадать прямиком в папку Спам.
Перечитайте старые письма
Если вам нужно быстро найти письмо, отправленное вам вашим другом годы тому назад, просто наведите курсор на имя отправителя в списке писем или в окне чтения. Появится окно визитной карточки контакта. Там есть кнопка «Переписка», щелкнув по которой, вы увидите все письма, которыми вы обменивались с этим адресатом.
Не туда!
У всех была такая ситуация, когда письмо вместо одного адресата по ошибке уходило к другому. Теперь можно оградить себя от такой неприятности, включив функцию отмены письма. Перейдите в раздел Настройки > Общие и отметьте пункт «Отменить отправку». Тут же можно выбрать время задержки отправления письма от 5 до 30 секунд. В следующий раз, когда вы будете отправлять письмо, вы увидите кнопку «Отменить отправку».
Уйти по-английски
Надоели групповые беседы, в которые вас включили? Вы можете потихоньку покинуть их. Для этого выберите цепочку писем и в разделе Еще нажмите на кнопку Игнорировать. После этого все письма в этой цепочке будут обходить вас стороной, только если вы не единственный получатель письма. Если вам захотелось вернуться беседу, найдите соответствующую цепочку во входящих и отмените блокировку.
Создавайте новые адреса Gmail легко
Допустим, вам не хочется заморачиваться с фильтрами или вы хотите для чего-то создать дополнительный Gmail-аккаунт. В таком случае можно создать виртуальный Gmail-адрес, просто добавляя +что-то между @ и Gmail.com. Так можно создать адрес Вы[email protected] для участия в аукционах или Вы[email protected] для аккаунтов на распродажах и т.д. Теперь все, что будет приходить на эти адреса, будет падать в вашу почту.
Отправляйте письма даже во сне
Пусть ваши клиенты и партнеры думают, что вы маньяк-трудоголик, который работает даже по ночам. Установите расширения Boomerang , с помощью которого можно запланировать отправку письма на будущее. Расширение действует в браузерах Chrome, Safari и Firefox. Бесплатная версия позволяет запланировать отправку до 10 писем в месяц. Это же расширение можно использовать как напоминание о письмах, с которыми вам нужно закончить работу позже.
Автоматизируйте ответы на одинаковые письма
Возможно, вам приходится просматривать и отвечать на десятки одинаковых писем каждый день. Чтобы не писать ответы каждый раз заново, используйте кнопку «Шаблоны ответов» в разделе Настройки > Лаборатория. В следующий раз, написав шаблонный ответ, отметьте его соответствующим образом, и вы сможете отправлять один и тот же ответ снова и снова.
Скриншот: Rusbase
Не мучайте мышь
Дайте вашей мыши отдохнуть - используйте клавиши быстрого доступа. Часть из них активна по умолчанию. Если хотите узнать о них подробнее, загляните в раздел Настройки > Общие и включите пункт «Быстрые клавиши». Затем нажмите на клавишу «?» на клавиатуре. На экране выскочит таблица всех сочетаний быстрых клавиш для работы с почтой.
Перестаньте следить за другими почтовыми службами
В разделе Настройки > Аккаунты и импорт выберите пункт «Добавьте свой почтовый аккаунт POP3». После этого Gmail будет автоматически получать письма с других ваших аккаунтов. Используйте функцию «Отправить письмо как», чтобы отправить письмо с одного из ваших адресов.
Когда количество писем и состояние вашей электронной почты начинает нагонять тоску и депрессию. Чтобы навести порядок в онлайн-хранилище переписки и достичь заветных «Inbox Zero», воспользуйтесь советами из нашей подборки.
Найти дзен в папке « Входящие»
Gmail позволяет настроить стиль папки входящей корреспонденции: «По умолчанию», отображать «Сначала важные», «Сначала непрочитанные, «Сначала помеченные» и тип «Приоритетные», сортирующий письма в зависимости от их важности.
Если вы хотите действительно контролировать свою электронную почту, типы «По умолчанию» и Приоритетные» будут самыми полезными: один классифицирует, другой выставляет приоритеты. Вы можете менять вид почтового ящика до тех пор, пока не найдёте подходящий именно вам вариант. Откройте меню Настройки и нажмите на вкладку входящих писем, под которой откроется меню для выбора типа этой папки.
Минуя «Входящие»
Нет никакой необходимости вручную сортировать сообщения для их последующего архивирования. Если вы хотите, чтобы некоторые письма (например, относящиеся к рабочему проекту, счета и т.д.) сортировались автоматически - создайте фильтр, который будет обходить папку «Входящие».
Для этого откройте меню Настройки, нажмите на Фильтры и заблокированные адреса, создайте новый фильтр и введите необходимые параметры, например, все письма со словом «заработок» в теме. После этого вам следует указать, чтобы все будущие отфильтрованные сообщения направлялись сразу в архив, минуя папку входящих писем. Можно настроить так, чтобы отфильтрованные послания автоматически отмечались, как прочитанные.
Ключевые слова
Архивная система Gmail способствует тому, чтобы пользователи никогда и ничего не удаляли. Возможно, в этом есть рациональное зерно, но из-за такого положения дел поиск определённого письма заставляет пробираться сквозь кипы электронных отходов даже в том случае, если они идеально организованы и имеют цветовую маркировку.
Автоматическая поисковая опция Gmail вполне приемлема, но намного лучше взять настройки поиска в свои руки. Если у вас есть письмо и вы полагаете, что оно может пригодиться в будущем, перешлите его себе, добавив несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или предложений . Теперь вместо поиска по параметрам даты вы можете просто ввести ключевые слова/предложения и искомое письмо появится перед вами.
Искать как профи
Если вам нужно найти какое-либо письмо, не имеющее полезных ключевых слов, придётся обратиться за помощью к поисковой системе Gmail. В этом разделе вы найдёте информацию о дополнительных операторах поиска, которые помогут отыскать нужный текст в океане из 20 тыс + старых писем.
- Исключите письма с определёнными ярлыками через фукнцию label: [название лейбла] . Это особенно полезно, когда вы хотите отключить логи чатов. Просто введите label:chats в поле поиска. Также вы можете искать сообщения с определёнными лейблами через +label: [название лейбла] . Операторы + и – также работают с другими поисковыми настройками.
- Отыскивайте письма, отправленные и полученные в определённый период с помощью операторов before:[дд/мм/гггг] и after:[дд/мм/гггг] .
- Ищите прикреплённый файл по его названию или типу с помощью оператора filename:[тип файла]. Например, если нужно письмо с вложенными файлами PDF, введите в типе filename:pdf .
- Обыкновенный поиск не включает сообщения из Корзины или Спама - используйте in:trash или in:spam соответственно. Чтобы поиск проверил абсолютно все папки почты используйте команду in:anywhere .
Выделение цветом
Ярлыки полезны для сортировки и классификации ваших писем в Gmail. Но иногда их действительно сложно прочесть, особенно если перед вами находится бесцветная стена писем. Вы можете сделать письма визуально организованными, используя маркировку цветными ярлыками .
Передвиньте мышку к левой колонке и наведите курсор на ярлык, которому хотите присвоить цвет. Нажмите на направленную вниз стрелку, и перед вами появится меню опций. Наведите курсор на Цвет ярлыка и выберите понравившийся вариант, тем самым задав его для определённого ярлыка. Можно добавлять свои собственные варианты цветов.
Удаление старых вложений
Пользователи Google получают 15ГБ бесплатного места для Gmail, Google Drive и Google+. Если вы обнаружили, что лимит исчерпан – удаление старых писем с большими вложениями станет самым верным решением.
Найти подобные сообщения можно следующим образом: перейдите в поле поиска и нажмите на направленную вниз стрелку, чтобы выполнить расширенный поиск. Пометьте пункт Есть прикреплённые файлы и нажмите на Поиск. Или введите has:attachment в поле поиска. Чтобы найти письма, превышающие определённый размер, независимо от статуса вложения, введите следующие параметры размера расширенного поиска: рядом с размером выберите «больше чем» и введите цифру в байтах, килобайтах или мегабайтах, после задайте поиск.
«Умные» ярлыки
Вы также можете организовать письма, создав дополнительные вложенные ярлыки . Используя их, можно классифицировать письма ещё более точно. Например, вместо того, чтобы помечать сообщение простым «Работа», создайте ветку «Работа>Важные проекты».
Выберите письмо и нажмите на кнопку «Ярлык», создайте новый ярлык и введите его название. Затем поставьте галочку напротив «Разместить ярлык под» и выберите родительский элемент из раскрывающегося меню.
Добавление Области просмотра
Добавление опции предварительного просмотра в папке входящих писем поможет сортировать их намного быстрее, без необходимости открывать каждое отдельно .
Откройте меню Настройки и зайдите во вкладку «Лаборатория», которая уже достаточно продолжительное время находится в бета-версии и предлагает множество пока ещё экспериментальных функций. Найдите пункт «Область просмотра» и включите его. После того, как вы сохраните новые настройки, рядом со значком шестерёнки появится кнопка «Показать несколько папок». Нажимайте на нее, когда захотите включить или отключить Область просмотра, а также поменять её параметры.
Чат с правой стороны. Done
Чат справа – ещё одна экспериментальная функция Gmail и отличная возможность разгрузить левую часть экрана. Зайдите в «Лабораторию», найдите функцию «Чат с правой стороны», активируйте её и сохраните изменения. После этого чат переместится в правую часть экрана, освободив левую колонку.
Настройки отображения ярлыков
Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков зайдите во вкладку Ярлыки в настройках. Там указан список: Системные ярлыки, Категории, Круги и другие, созданные вами. Можно выбрать следующие варианты: показывать или не показывать ярлыки, отображать, только если есть непрочитанные сообщения. Выберите настройку для каждого отдельного ярлыка и сохраните изменения. Если вы решили скрыть все ярлыки, то появится новая настройка: «Ещё» в левой колонке.
Используйте псевдонимы электронной почты
Вы получаете дополнительную возможность сортировать письма с использованием псевдонимов электронных адресов. Просто добавьте +any.alias к адресу после имени пользователя, но перед @gmail.com. Вы по-прежнему будете получать письма в свою папку входящих, потому что отправка сообщения на «[email protected]» аналогична отправке сообщения на «[email protected]» или «[email protected]».
Псевдонимы часто используются чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, «[email protected]»), но вы также можете использовать их для фильтрации важных писем .
Автоматическая пересылка важных сообщений
Сначала нужно добавить адрес для автоматической переадресации, для чего лучше заручиться согласием получателя. Скорее всего, адреса для переадресации будут принадлежать кому-то из ваших родственников, коллег или вам самим. Выберите вкладку Пересылка и POP/IMAP в настройках , добавьте нужный адрес электронной почты для пересылки и нажмите След. Подтверждение по электронной почте вместе с проверочным кодом будет отправлено на данный адрес. Вы или другой получатель должны перейти по ссылке в подтверждающем письме, после чего начнёт работать автоматическая пересылка.
После настройки переадресации можно создать и фильтры через вкладку фильтров и заблокированных адресов в настройках. Создайте фильтр в соответствии с новыми запросами, на следующем экране настройте пересылку на выбранный для определённых сообщений адрес.
Постичь мастерство «отфильтровывания»
Фильтры становятся по-настоящему действенным в том случае, когда вы используете их креативно. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрация сообщений от определённого отправителя или доменного имени и их последующая отправка в нужную папку), пора познакомиться с другими интересными вариантами.
- Используйте filename:[тип файла] чтобы создать фильтры для разных типов медиа. Например, filename:jpg | filename:png чтобы отправлять все сообщения с прикреплёнными фотографиями в папку для фото.
- Фильтруйте сообщения, которые содержат ваш адрес электронной почты в полях «От» и «Кому» и отправляйте их в нужную папку. Теперь вы сразу будете находить свои заметки/напоминания/to-do списки в одном определённом месте.
- Создайте хештег (например, #неудалятьникогда ) и специальный резервный аккаунт Gmail для особо важных писем, которые нельзя пропустить или потерять. Затем установите фильтр, который будет автоматически пересылать письма с данным хештегом на резервный аккаунт.
Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.
В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.
Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.
Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.
Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.
Создание ярлыков (папок) в GMail
Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:
В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.
Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.
Всё, ярлык создан. Пример:
Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail
Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.
Ручное распределение писем
Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.
То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.
Автоматическое распределение писем
Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.
Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:
Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.
Настройка и удаление созданных ярлыков
Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.
Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:
Через появившееся контекстное меню вы можете:
Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.
Заключение
Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.
Согласно исследованиям компании McKinsey&Company (услуги консалтинга в сфере менеджмента), сотрудники рядовых компаний в среднем проводят до 28% рабочего времени, обрабатывая электронную почту. Несомненно, эта деятельность крайне важна и необходима, но тратить на нее до 13 часов в неделю — пожалуй, не так эффективно.
В этой статье мы предлагаем вам ознакомиться со списком сочетаний клавиш и крайне полезных утилит, приложений и нетривиальных методов работы с сервиcом Gmail, которые позволят вам тратить на обработку входящей и исходящей корреспонденции гораздо меньше времени.
1. Горячие клавиши для написания и отправки писем и других задач
Горячие клавиши — это сочетания клавиш на клавиатуре компьютера, позволяющие выполнять различные действия без помощи мыши. Использование горячих клавиш позволяет совершать эти действия быстрее и экономить время. Вот какие сочетания работают в Gmail:
Переключение между письмами и почтовыми ящиками
Используйте клавиши управления курсором для навигации по Gmail, а клавишу Enter — для открытия сообщений и папок с письмами и выполнения действий.
Переключение между сообщениями из одной цепочки писем
Просматривая сообщения из одной цепочки писем, используйте клавишу N для просмотра следующего письма в цепочке, а клавишу P для просмотра предыдущего сообщения.
Написание и отправка письма
Как отправить html письмо Gmail с помощью горячих клавиш? Написать письмо Gmail можно при помощи клавиш курсоров и кнопки Enter , а для отправки электронного послания можно воспользоваться комбинацией Ctrl + Enter .
Выбор получателей письма
Как переслать несколько писем в Gmail?
- Добавить получателей копии письма: Ctrl + Shift + C
- Добавить получателей скрытой копии сообщения: Ctrl + Shift + B
- Выбрать адрес отправителя письма: Ctrl + Shift + F (работает, только если вы активировали функцию отправки писем с других адресов).
Эти горячие клавиши применяются во время написания письма.
Форматирование текста
- Полужирный текст: Ctrl + B
- Курсив: Ctrl + I
- Подчеркнутый: Ctrl + U
Полный список горячих клавиш вы можете найти на странице Gmail «Быстрые клавиши», а их включение или отключение осуществляется в меню Настройки > Общие > раздел Быстрые клавиши .
Если у вас еще не было опыта работы с опциями Gmail, то для перехода в настройки нужно кликнуть на изображение шестеренки в правом верхнем углу экрана и выбрать опцию .
2. Поиск прикрепленного файла
Если вы ищите определенный файл или письмо с приложением, введите в поле поиска строчку — в результате вам будут показаны только сообщения с прикрепленными к ним документами.
На изображении показано, как создается ссылка для быстрого перехода к просмотру писем с прикрепленными к ним файлами. Все, что от вас требуется, — перейти на страницу, для которой будет создана быстрая ссылка, кликнуть на команду «Добавить быструю ссылку» и дать этой ссылке название.
Данная функция включается в разделе настроек Лаборатория и называется «Быстрые ссылки».
4. Архивирование обработанных писем
Активировав данную функцию, вы получите возможность отправлять в архив и убирать с позиции входящих те письма, на которые вы уже ответили. Как восстановить письма Gmail после архивирования? Их можно будет восстановить и перечитать: нужно просто ввести название или тему сообщения в поиск, и оно снова станет доступным.
Архивирование писем включается в настройках, раздел Общие .
5. Как создать шаблон письма в Gmail
Функция «Шаблон ответов» позволяет вам создавать шаблоны сообщений и не писать раз за разом одни и те же письма. Активируется эта функция в разделе Лаборатория .
Создание шаблонов и их добавление осуществляется во время написания сообщения, то есть в редакторе писем.
6. Как отменить письмо в Gmail
Это расширение позволит вам предотвратить случайную отправку писем — после того, как вы отправили послание, в течении нескольких секунд вы сможете отменить его доставку, кликнув на ссылку «Отменить» в окошке оповещения об отправке электронного письма.
Данная функция называется «Отмена отправки письма», а ее активация производится в разделе настроек Лаборатория .
Скорость загрузки данных Gmail можно увеличить в несколько раз, добавив строчку “/?ui=html” в конец адресной строки браузера. Красотой дизайна, к сожалению, придется пожертвовать, но скорость работы Gmail значительно увеличивается.
8. Письма от проверенных отправителей
Чтобы быть уверенными в том, что вы получаете письма от настоящих компаний, а не от спамеров, выдающих себя за известные бренды, включите функцию «Значок проверенного сообщения» в разделе Лаборатория .
Проверенные сообщения от настоящих отправителей будут отображены со значком ключа.
9. Фильтрация нежеланных сообщений
Как заблокировать письма в Gmail? Если вы получаете надоедливые сообщения от определенного отправителя, создайте для таких писем фильтр, который поможет либо их удалить, либо автоматически отмечать как прочитанные.
Просто откройте письмо, для которого хотите создать фильтр, кликните на значок «Еще» и выберите опцию «Фильтровать похожие письма».
Настройки фильтра очень гибкие: можно сортировать письма с определенной темой, словами, большого размера и т. д.
10. Сортировка при помощи звездочек
Важные письма отмечаются желтым маркером, а обычные — белым. Как в Gmail пометить письмо как важное? Чтобы изменить статус письма, достаточно кликнуть по маркеру.
Но одного маркера не всегда достаточно: при работе с электронной почтой бывает нужно помечать по-разному письма. В этом вам может помочь система разноцветных звездочек и значков.
Сообщения помечаются разными звездами так же, как и при использовании одной стандартной иконки, но при последовательном нажатии цвет звезды будет меняться.
Данная функция включается и настраивается в Общих настройках.
11. Распределение писем по категориям
Функция «Умные ярлыки», которая включается в разделе настроек Лаборатория , автоматически распределяет входящие письма массовой рассылки под определенные категории, чтобы облегчить вашу работу с почтовым ящиком.
Присвоить ярлык определенному типу сообщений вы можете непосредственно во время его прочтения, кликнув на значок бирки в панели действий. Созданные вами ярлыки будут находиться под вкладкой «Категории» — там же вы можете ими управлять, редактировать и создавать новые тэги.
Как найти письмо в Gmail
Как искать письмо в Gmail? Воспользуйтесь полем для поиска, расположенным в верхней части окна, и кликните по значку лупы. Чтобы использовать расширенные параметры поиска — например, найти письма, отправленные в корзину или папку «Спам», — кликните по стрелке в поле поиска и заполните нужные поля.
Общие вопросы
- Как выделить все письма в Gmail? Кликните по стрелке, находящейся в верхнем правом углу, и выберите «Все».
- Как удалить все письма в Gmail? Выделите все письма, а затем кликните по значку корзины.
- Как сохранить письмо из Gmail? Во вкладке «Лаборатория» включите функцию «Сохранение документов», затем откройте нужное письмо, кликните по кнопке «Еще» и выберите в меню пункт «Создать документ».
- Как отключить цепочки писем в Gmail? Кликните по значку шестеренки в верхнем левом углу экрана, кликните по пункту меню «Настройки», а затем — «Цепочки писем». Выберите нужный вам вариант: «Включить» (объединять письма в цепочки) или «Отключить» (не объединять). Сохраните изменения.
- Как изменить тему письма в Gmail? Чтобы изменить тему письма в ответе, кликните по стрелке в левом верхнем углу окна для сообщения и выберите пункт меню «Изменить тему».
- Как узнать ip письма Gmail? Откройте интересующее вас письмо, кликните по стрелке в верхнем левом углу экрана и выберите «Показать оригинал». Откроется новое окно с текстом, и в нем вам нужно найти строку «Received: from».
- Как вставить картинку в письмо Gmail? Внизу окна для написания сообщения кликните по значку картинки и в появившемся окне выберите нужный вам вариант вставки изображения: со своего компьютера, из Google+ или со стороннего ресурса.
- Как перенаправить письмо в Gmail? Чтобы переслать сообщение, откройте его, кликните по ссылке «Переслать», расположенной внизу страницы, добавьте адреса получателей и нажмите «Отправить».
Как перенести письма из Gmail в Outlook
Перенести сообщения и данные в Outlook можно в несколько этапов. Для начала подготовьте свой пароль от Office 365 и идентификатор пользователя и добавьте в Outlook почтовый ящик Office 365.
Шаг 1. Подготовка учетной записи Gmail к подключению к Outlook
Запустите проверку в Gmail и создайте пароль, которым Office 365 будет пользоваться для установки соединения.
Шаг 2. Добавление в Outlook учетной записи gmail
Разверните ленту Outlook, откройте меню «Файл» и выберите пункт «Добавить учетную запись». Откроется страница «Автоматическая настройка учетной записи», где нужно заполнить поля «Имя» и «Адрес электронной почты» и ввести свой пароль от gmail. Кликните по кнопке «Готово».
Шаг 3. Копирование сообщений из gmail
Откройте меню «Файл» в Outlook, выберите «Открыть и экспортировать», а затем «Импорт и экспорт». Выберите «Экспорт в файл» и кликните по кнопке «Дальше». Вы увидите список, в котором нужно выбрать пункт «Файл данных Outlook (.pst)» и снова нажать «Далее». Затем вам понадобится ввести имя или электронный адрес вашей учетной записи Gmail, поставить галочку в поле «Включить вложенные папки» и кликнуть «Далее». Выберите место для копирования данных, кликнув по кнопке «Обзор», и укажите имя файла. Поля диалогового окна «Добавить дополнительный пароль» можно оставить пустыми, но нужно обязательно кликнуть по кнопке «ОК». После этого Outlook экспортирует данные.
Шаг 4. Копирование сообщений в Outlook
Снова откройте Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт. Выберите пункт «Импорт из другой программы» и кликните «Далее». Отметьте «Файл данных Outlook (.pst)» и кликните «Далее». Выберите файл, созданный на предыдущем этапе, и кликните «Далее». Выберите команду для импорта сообщений в ящик Office 365 и кликните «Готово».
После этого запустится импорт данных в Outlook, и, если их много, он может продлиться несколько часов. Если отключить соединение с Интернетом или закрыть Outlook до завершения копирования, оно прервется, но продолжится при следующем подключении.
Приложения для Gmail
1. Smartr
Это приложение позволит вам быстро и удобно искать необходимые контакты, просматривать историю переписки с нужным человеком и его детальный профиль. Smartr также интегрирует данные с Facebook и Twitter, оповещая вас о последних обновлениях ваших контактов из социальных сетей.
Smartr устанавливается как браузерное расширение, а в Gmail выводится справа как сайдбар.
2. Mail Pilot
Дополнение Mail Pilot превратит ваш ящик электронной почты в своеобразный список дел. Данное приложение позволяет:
- устанавливать напоминания для сообщений;
- создавать и менять статусы писем — «Не выполнено», «Выполнено» и «Отложено на потом»;
- создавать списки, папки и ярлыки.
Единственный его минус — приложение создано исключительно для девайсов компании Apple.
3. Boomerang
Дополнение Boomerang предоставляет пользователям Gmail 3 полезных функции:
- автоматическая отправка писем в заранее выбранные дату и время;
- напоминание о необходимости ознакомится с важной серией писем, а также возможность ее архивировать и восстановить в нужное время;
- напоминание о том, что вам нужно написать какое-либо письмо. У этой функции очень удобные настройки: вы можете установить напоминание только на тот случай, если получатель не ответил на ваше сообщение.
4. SaneBox
SaneBox при помощи специальных алгоритмов определяет важность писем и сортирует их. У этого приложения, как и у Boomerang, есть функция напоминания о том, что получатель вашего письма на него не ответил. Но самым большим плюсом SaneBox является функция SaneBlackHole, которая позволяет в один клик отписаться от любой рассылки.
5. Signals
Signals может стать очень полезным инструментом для интернет-маркетолога: расширение уведомляет пользователя о том, каким получателем, в какое время и в какой точке мира было открыто его сообщение. Помимо этого Signals также предоставляет информацию о том, кликают ли читатели на ссылки в полученном письме, и если да, то на какие именно.
6. Mail Timer
Плагин Mail Timer поможет вам более эффективно и быстро работать с электронными письмами: как только вы откроете сообщение, стартует обратный отсчет времени, по истечении которого появится всплывающие окно, уведомляющее, что время на работу с данным письмом истекло и вам нужно переходить к следующему. От вас требуется установить собственные лимиты времени на работу с письмами и внести соответствующие настройки в приложение..
7. Find Big Mail
Find Big Mail поможет вам найти наиболее объемные письма и избавиться от них. Пользователь этого сервиса может не беспокоиться о безопасности своего почтового ящика, поскольку приложение определяет лишь вес сообщений и не имеет доступа к их контенту и другой важной информации аккаунта.
В мире есть не так много вещей, которые можно было бы принести из магазина, распаковать — и сразу использовать. Большинство технических новинок требуют, чтобы перед началом использования вы хотя бы прочли инструкцию «Quick start».
Дело в том, что так как никаких папок в Gmail нет изначально, то ничего никуда перемещать не надо. Просто присваиваешь письму метку «Спам» и проваливается оно в преисподнюю. Но народ-то привык к папкам! И вот, специально для таких ретроградов создана кнопка «Переместить в…»
Собственно, как я уже говорил, выбирая какой-либо пункт из списка, вы просто присваиваете письму метку. Но при использовании «Переместить в…» вы одновременно еще и архивируете письмо, удаляя его из папки «Входящие». То есть вместо двух кликов: «присвоить ярлы»к и» архивировать» можно обойтись лишь одним. Визуально это ничем не отличается от перемещения писем из папки в папку. Мелочь, а приятно….
5. Быстрый поиск письма.
Gmail не позволяет сортировать письма. Зачем? Зачем утомительно пролистывать страницу за страницей упорядоченный по авторам или дате отправки список, если можно просто найти нужное письмо. Ведь это почта от поискового гиганта Google, в конце концов. Как и в любом порядочном поиске тут есть возможность расширенного поиска? которым, впрочем, пользоваться приходится редко. намного проще искать прямо из поисковой строки используя специальные «гугловские» операторы:
| Оператор | Пояснение | Пример |
|---|---|---|
| from: | Ищет почту от определенного отправителя |
Пример: from:Ivan
Значение: Письма от Ivan |
| to: | Почта, направленная определенному адресату |
Пример: to:Анна
Значение: Все сообщения, посланные Анне (от вас или кого-либо иного |
| subject: | Поиск в теме письма |
Пример: subject:семинар
Значение:Сообщения со словом «семинар» в теме |
| OR | Поиск всех сообщений, содержащих слово A или слово B* *OR должно быть написано заглавными буквами |
Пример: from:Ivan OR from:Анна Значение: Письма от Анны или от Ivan |
| — (дефис) |
исключить из поиска слово, стоящее после дефиса |
Пример: семинар -таймменеджмент Значение: Сообщения, содержащие слово «семинар» в теме письм, но не содержащие слова «таймменеджмент» |
| label: | Искать сообщения, помеченные определенной меткой* *Искать среди не помеченных этой меткой не будет |
Пример: from:Ivan label:learn Значение: сообщения от Ivan, помеченные меткой «learn» |
| has:attachment | Поиск только среди сообщений с вложением |
Пример: from:david has:attachment Значение: Сообщения от David с вложениями |
| list: | Поиск в списках рассылки |
Пример: list:[email protected] Значение: сообщения с адресом [email protected]в хеадере, посланное по списку рассылки. |
| filename: | Поиск по имени или расширению приложенных к письмам файлов |
Пример: filename:physicshomework.txt Значение: Сообщения со вложением по имени «physicshomework.txt» Пример: label:work filename:pdf
|
| » « (quotes) |
Искать точное вхождение фразы |
Пример: «i’m feeling lucky» Значение: Сообщения, содержащие фразу «i’m feeling lucky» или «I’m feeling lucky» Пример: subject:»dinner and a movie»
|
| () | Группировка слов используются для того, чтобы включить/исключить отдельные слова |
Пример: from:Ivan(обед OR кино) Значение: сообщения от Ivan, соержащие одно из двух слов — либо «обед» либо «кино» Пример: subject:(dinner movie)
|
| in:anywhere | Искать во всех местах Gmail, даже в мусоре* *Сообщения, помеченые как Spam или Trash обычно не включаются в результаты поиска |
Пример: in:anywhere кино Значение: сообщения в Вся почта , Spam , и Trash , которые содержат слово «кино» |
| in:inbox in:trash in:spam |
Искать сообщения в Inbox , Trash , или Spam |
Пример: in:trash from:amy Значение: Messages from Amy that are in Trash |
| is:starred is:unread is:read |
Искать среди письем, помеченных звездочками, непрочитанных или прочитанных |
Пример: is:read is:starred from:David Значение: Messages from David that have been read and are marked with a star |
| cc: bcc: |
Искать по получателю копии письма cc: или скрытой копии bcc: |
Пример: cc:david
Значение: Писма, посланные копией на адрес David |
| after: before: |
искть сообщения, написанные после определенного времени* *Дата задается в формате yyyy/mm/dd. |
Пример: after:2009/04/16 before:2009/04/18 Значение: Сообщения, посланные с 16 апреля 2009 по 18 апреля 2009. |
| is:chat | Искать в сообщениях чата |
Пример: is:chat козёл
Значение: Все сообщения в чате, в которых есть слово «козёл» |
| deliveredto: | искать сообщения, направленные на чей-то адрес от робота, использующего заголовок Delivered-To вписьме. |
Пример: deliveredto:[email protected] Значение: Все сообщения с адресом [email protected] в заголовке Delivered-To: сообщения |
6. А вы держите папку Входящие пустой?
Одним из основных принципов разумной организации любого потока информации, как учат нас гуру по тайм менеджменту, является наличие в папке входящие только тех писем, по которым нужно предпринять какие-либо действия. Захламление этой папки приводит ктому, что важные письма в нужный момент затеряются в куче рутинных записок.
При архивировании письма перемещаются из входящих в папку Все письма , что позволяет очистить папку входящих писем, ничего не удаляя. Заархивированные письма находятся в папке «Все письма» с любыми назначенными ярлыками. Их можно найти, выполнив поиск в аккаунте. Когда на архивированное письмо приходит ответ, цепочка, в которой оно содержится, снова отображается во входящих.
Чтобы заархивировать письма, выполните указанные ниже действия.
- Выберите письма, установив флажки рядом с именами отправителей.
- Нажмите кнопку «Архивировать» .
Открытые цепочки можно заархивировать, нажав кнопку «Архивировать» в верхней части страницы.
7. Импортируйте почту из своих старых почтовых ящиков.
Gmail позволяет импортировать всю почту из ваших старых почтовых ящиков. При этом для ряда сервисов (из российских поддерживаются yandex.ru, ya.ru, yandex.ua, bk.ru, inbox.ru, list.ru, mail.ru) возможен импорт не только почты, но и адресной книги.
Чтобы импортировать контакты, выполните указанные ниже действия. Прежде чем приступить к делу, учтите, что у вас должен быть доступ к старому аккаунту электронной почты.
- Нажмите на ссылку Настройки .
- Под вкладкой Аккаунты и импорт нажмите на кнопку Импорт почты и контактов .
- В появившемся окне введите адрес аккаунта, из которого нужно импортировать контакты. Нажмите Продолжить .
- Введите пароль к другому аккаунту и нажмите Продолжить .
- Установите все нужные флажки.
- При импорте контактов информация из адресной книги старого аккаунта импортируется в раздел «Контакты» в Gmail.
- Если установлен флажок «Импортировать почту», все имеющиеся в старом аккаунте сообщения импортируются во входящие в Gmail.
- При необходимости можно установить флажок «Импорт новой почты»: в этом случае в аккаунт Gmail импортируются все сообщения, которые поступят на старый аккаунт в течение следующих 30 дней. Эти сообщения не появятся в Gmail сразу же после их поступления на другой аккаунт. Обновление произойдет в течение одного или двух дней.
- Кроме того, к импортируемым письма можно автоматически добавлять ярлык, указывающий на то, что они были отправлены на другой аккаунт.
- Нажмите Начать импорт. Импорт продолжится, даже если вы покинете страницу «Настройки» или выйдете из Gmail.
- Контакты и письма будут импортированы. Это может занять от 24 до 48 часов, поэтому импортированные письма не появятся в Gmail сразу после нажатия на кнопку OK . Чтобы проверить состояние импорта, откройте вкладку Аккаунты и импорт на странице «Настройки». Как только импорт завершится, в верхней части папки «Входящие» появится сообщение с подтверждением.
8. вам не надоело стандартное оформление почтовика?
Мой GMail, например, изменяет цвет в зависимости от погоды. Я пишу эти строки пасмурным февральским утром. И тема моего почтовика соответствующая:
Вечером небо над моим домом почернеет, и тема почернеет вместе с ним. А завтра, когда взойдет солнце, я его увижу и в своей почте Gmail. Не знаю уж каким образом, но в Google умудрились привязать эту тему не только ко времени суток, но и к погоде.
9.Не изменяй старым друзьям.
Впрочем, совершенно не обязательно пользоваться только одним адресом электропочты. Я настроил свой Gmail так, что могу посылать письма. не выходя из Gmail с пяти своих адресов. Это очень удобно — иметь для разных целей разные адреса. еще удобнее иметь возможность работать со всеми из одного места.
10. Кто будет бороться со спамом — Пушкин?
Нет, не Пушкин. Я доверяю эту борьбу Gmail’y. Обяснить почему?
Статистика.
Известно,что на то, чтобы понять, является ли письмо спамом, требуется в среднем 5 секунд. Я получаю примерно сотню мусорных писем в день. 500 секунд — это почти десять минут в день. Немного, но мне их жалко. Я их деллю с миллионами пользователей Google.
Потому что, если ко мне приходит письмо со спамом. я помечаю его. И это же одновременно делает еще сто человек. Досто первого это письмо не дойдет. Оно будет признано спамом и выброшено на помойку. судя по тому, что в мой ящик спам почти не проникает, я очень часто становлюсь в этом списке то сто первым, то сто пятидесятым, а то и пятисотым. это очень удобно — работать плечом-к-плечу с надежными партнерами.
Ну, вот и все на сегодня. скажите честно, сколько фишек из этих перечисленных вы не знали? А о скольких знали, но не понимали, зачем они нужны?
