Как закрыть редактирование периода в 1с 8.3. Бухучет инфо
Часто при работе с программой требуется установить запрет изменения каких-либо данных до определенной даты.
Например, после сдачи квартальной бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию обычно устанавливается запрет изменения тех данных, которые использовались для формирования этой отчетности, то есть данных по последний день отчетного периода.
Для выполнения данной операции у пользователя должны быть соответствующие права (например, права администратора или главного бухгалтера).
Откройте Дата запрета изменения данных
У главного бухгалтера: Откройте раздел "Операции" и найдите там пункт "Дата запрета изменения данных"
У Админимтратора: раздел "Администрирование" - "Поддержка и обслуживание"
В разделе:
1. Должна быть установлена галка использования запретов
2. Настроить - Выполните здесь настройку
Окно установки даты запрета:
- Нет запрета изменения (загрузки) данных - в этом случае отключаются все установленные ранее даты запрета.
- Для всех пользователей (Для всех информационных баз). При этом становятся доступными поля Способ указания даты запрета и Дата запрета.
- По пользователям (По информационным базам). Эту возможность можно использовать, если дату запрета необходимо установить для конкретного пользователя или группы пользователей (для конкретной информационной базы), или разным пользователям (информационным базам) необходимо установить разные значения даты запрета.
Выбираете нужный вам запрет, например по пользователям , и устанавливаете дату запрета Для всех пользователей = 30.09.15:
Данный механизм гибок и позволяет настроить ограничения по разделам учета и организациям, по группам пользователей или конкретному пользователю.
Подробнее о настройке - смотрите в Справке
После того, как все первичные документы внесены в программу, необходимо закрыть период, для этого сотрудник бухгалтерской службы выполняет процедуры по закрытию. Все регламентные операции формируются на основании правильно внесённых данных в раздел «Учётная политика». В неё вносятся сведения по бухгалтерскому учёту, данные о системе налогообложения, указываются виды деятельности фирмы. Заполнение данных по учётной политике организации нужно в панели разделов «Главное» в блоке «Настройки».
Процедура по закрытию месяца в 1С, что это такое?
Необходимо учитывать, что закрытие месяца в 1С – это постоянная процедура, которая выполняется каждый месяц.
Все оформленные документы (операции) при этой процедуре являются регламентными, они влияют на:
- создание себестоимости продукции в производстве;
- итоги, как налоговые, так и бухгалтерские.
Регламентные документы после осуществления этих процедур определяют финансовую деятельность предприятия.
Где в программе находится блок «Закрытие периода»?
В панели разделов «Операции», существует блок «Закрытие периода», в него входят пять разделов:
- «Закрытие месяца»;
- «Регламентные операции»;
- «Справки — расчёты»;
- «Помощник по учёту НДС»;
- «Регламентные операции НДС».
Зачем нужен «Помощник по закрытию месяца?
Помощник выполняет регламентные мероприятия по закрытию налоговых и бухгалтерских счетов, они выполняются друг за другом, в строго определённой очерёдности.
Он необходим, для того чтобы осуществить контроль правильного и последовательного выполнения всех регламентных операций по предприятию (организации).
Документы в регламентной процедуре выделены в четыре блока:
- I(первый) – включает документы (операции), которые после их проведения в программе учитывают расходы организации. Все расходы фирмы нужно тщательно контролировать для того, чтобы операции при закрытии отражали полный и достоверный учёт;
- II (второй) — документ — «Расчёт списания долей косвенных расходов». При проведении его в базе происходят предварительные расчёты по счетам затрат;
- III (третий) — включает регламентную процедуру по закрытию счетов аккумулирования затрат и издержек обращения (счёт 20, счёт 23, счёт 25, счёт 26, счёт 44);
- IV (четвёртый) — операции, определяющие финансовые результаты за период (счёт 90, счёт 91).
Внутри блока регламентные документы можно выполнять в произвольном порядке, операции каждого блока нужно выполнять последовательно. Документы второго и последующего блока проводятся, в случае без ошибочного окончания проведения документов предыдущего блока.
Для совершения регламентных мероприятий, указывается период и выбирается организация. Выполняются данные регламентные операции при нажатии на кнопку «Закрытие месяца». По каждой операции создаётся отдельный документ. Проводя мероприятия по закрытию, довольно часто, выходит сообщение по ошибкам, в этом случае нужно ознакомиться с описанием ошибки, далее исправить её и затем вновь продолжить процедуру по закрытию месяца.
Обязательно, осуществлять все мероприятия по закрытию в строгой очередности, чтобы не тратить лишнее время на повторное выявление ошибок и проведение операций в базе.
Если после проведения операций по закрытию месяца все пункты приобрели:
- Зеленоватый цвет, то это означает, что всё завершено успешно;
- Бледно голубоватый цвет, и при этом выдано сообщение об ошибках, то это означает, что процедуру необходимо перепроводить до тех пор, пока не исправятся все ошибки.
Маркирование документов красным цветом означает, что они не выполнены из-за ошибок.
Какие ошибки встречаются при закрытии месяца?
Часто встречаемые ошибки:
- Не указана в документах реализации номенклатурная группа доходов по бухгалтерскому или налоговому учёту;
- Не закрывается счёт 25, так как невозможно определить по некоторым подразделениям базу для распределения расходов;
- В документах, отражающих операции по прочим доходам и расходам не указана аналитика;
- Нарушена процедура в 1С проведения документов по закрытию месяца в необходимом порядке.
Маркирование регламентных документов зеленоватым цветом, ещё не означает, успешное завершение проведения всех регламентных операций. Для того чтобы проверить правильно ли происходит процедура закрытия, можно сформировать, а затем проанализировать данные в оборотно-сальдовой ведомости, с учётом проверки остатков на конец периода.
При закрытии отчётного (календарного) года нужно дополнительно провести регламентные документы:
- Списание убытков прошлых лет;
- Реформация баланса.
При реформации баланса происходит закрытие налоговых счетов и бухгалтерских счетов, таких как счёт 90, счёт 91.
Если в программе 1С работает коллектив сотрудников бухгалтерской службы и других служб, то желательно при выявлении и исправлении всех ошибок, перезакрыть базу, а после этого закрыть период для редактирования, во избежание случайных изменений в проведённых документах.
Как закрыть период для редактирования в программе 1С: «Бухгалтерия 8 редакция 3.0»?
В панели разделов «Администрирование» есть блок «Поддержка и обслуживание», в нём находим позицию «Даты запрета изменения данных».
Запрет изменения данных в программе 1С может определяться как для:
- Конкретного пользователя;
- Всех пользователей.
Например: Дата запрета редактирования документов установлена 31 марта текущего года, то документы предшествующие этой дате будут доступны пользователям только для просмотра. Если пользователь попытается изменить данные в документе, на экране компьютера появиться предупреждение. То, что касается документов, начиная с 01 апреля текущего года, то в них можно не только заходить и просматривать, а изменять и перепроводить.
Не забывайте о том, что правильно выполненная процедура по закрытию месяца покажет полный и достоверный результат финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.
Зачастую в учетных программах необходимо запретить вносить изменения в старые документы. Например, после того, как отчетность уже была сдана. Человеческий фактор играет огромную роль при работе с любой учетной программой. Чтобы сотрудник по незнанию, либо случайности не внес изменения в такие документы, в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 предусмотрен механизм дат закрытия периодов.
Где в 1С 8.3 найти дату запрета? В меню «Администрирование» выберите пункт «Поддержка и обслуживание» (при наличии соответствующих прав).
В подразделе «Регламентные операции» установите флаг на пункте «Даты запрета изменения». Правее у вас появится возможность перейти к ее настройке.
После перехода по появившейся гиперссылке к настройке, откроется соответствующая форма. Сперва необходимо указать, устанавливается ли дата запрета для всех пользователей, либо только на определенных. Эти два способа отличаются лишь тем, что во втором случае будет необходимо указать перечень пользователей или групп пользователей, к которым этот запрет будет применен.
Настройка даты запрета «По пользователям»
Если выбран тип настройки «По пользователям», даты запрета настраиваются для каждого пользователя, либо группы пользователей. Для этого необходимо выбрать соответствующую строку и указать значение в поле «Дата запрета».
Настройка даты запрета «По объектам»
В программе 1С Бухгалтрия 3.0 есть возможность разграничить дату запрета в разрезе организаций. Данный способ актуален, когда в программе ведется учет сразу нескольких организаций.
В нижней части формы в разделе «Другие способы указания даты запрета» выберите пункт выпадающего списка «По объектам». В появившейся табличной части указываются те организации, на редактирование данных по которым нужно наложить запрет. Для каждой организации указывается своя дата.
Если данная настройка производится не для всех пользователей, то для каждого указывается свой перечень организаций и дат. Допустимо одному пользователю устанавливать способ «По объектам», а другому общую дату.
Общая дата запрета
В том случае, когда дата запрета общая как по пользователям, так и по организациям, настройка будет выглядеть, как на рисунке ниже.
Динамическая дата запрета
Жесткая установка даты запрета зачастую неудобна, так как требует постоянного отслеживания актуальности и изменения. Нет никаких гарантий, что в следующий раз она будет установлена вовремя.
Во избежание ошибок и неприятных ситуаций в дальнейшем рекомендуется устанавливать «Конец прошлого года/ квартала /месяца/недели», либо «Прошлый день». Такой способ настройки будет автоматически переставлять дату запрета.
Настройка даты запрета загрузки данных
В том случае, когда у вас настроена синхронизация с другими базами 1С и в прошлые периоды могут попасть нежелательные данные, воспользуйтесь настройкой даты запрета загрузки данных.
В меню «Администрирование» выберите пункт «Синхронизация данных».
При включенной синхронизации данных вам будет доступен флажок «Дата запрета загрузки». Установите его и по появившейся гиперссылке перейдите к настройке.
Настройка даты запрета загрузки производится аналогично настройке даты запрета редактирования данных. Их отличие заключается в том, что здесь вместо разграничения по пользователям доступно разделение по информационным базам, с которыми производится синхронизация.
Большинство проводок по приходу или расходу делаются при внесении в 1С соответствующих первичных документов. Но бывают операции, которые надо делать с определенной регулярностью, например, раз в месяц или квартал, при этом можно задать четкий алгоритм такого расчета. В этом случае нам поможет обработка Закрытие месяца, которая автоматически произведет необходимые вычисления. В данной статье на примере конфигурации 1С Бухгалтерия предприятия 8.3 будет приведена пошаговая инструкция по закрытию месяца*.
Следует отметить, что многие параметры того, как именно будет происходить закрытие месяца, задаются в настройках Учетной политики. Мы не будем рассматривать все особенности ее настройки, рекомендуем только обратить внимание на правильность ее заполнения для получения корректных результатов.
*Так как в статье будут показаны разные ситуации, рисунки не будут связаны между собой одним периодом и наименованием организации.
Операция Закрытие месяца в БП 8.3
Операция «Закрытие месяца» находится по «адресу»: Операции – блок Закрытие периода – Закрытие месяца.
Если не задана организация или учетная политика, то можно увидеть все доступные пункты, которые могут быть при закрытии месяца. Сразу отметим, что в одной организации такая сборка быть не может, т.к. выбор вариантов зависит от системы налогообложения, настроек учетной политики и предварительно введенных первичных документов.
Как видим, обработка по закрытию месяца в 1С БП 8.3 содержит четыре блока, которые необходимо «пройти» последовательно.
Здесь же можно предварительно отследить динамику проведения документов во времени: если задним числом перепровели какой-либо документ, перед тем, как провести закрытие месяца, программа предложит сделать перепроведение всех последующих.
На нижней панели видно подсказку по статусу выполненных операций, из которых проведенная без ошибок будет окрашена зеленым, ошибочная красным и т.д.
Сделать закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо последней операцией за месяц. Но в списке допустимых операций можно увидеть Расчет зарплаты и регламентные документы по НДС, только обычно зарплата к закрытию месяца уже посчитана и сведена, поэтому трогать ее перепроведением не хочется. С формированием книги покупок и продаж то же самое. Что же делать?
В 1С предусмотрели такой поворот событий. И если Начисление зарплаты и Формирование книг покупок и продаж за месяц уже были произведены, то пересчитываться и перепроводиться они не будут. Возле этих операций рядом с галочкой о проведении появится символ-карандаш, означающий, что операция могла правиться вручную.
Если начисление зарплаты не проводилось, но оклады сотрудникам установлены, при проведении месяца зарплата и взносы начислятся автоматически на основании окладов. Бывают ситуации, когда действительно не надо начислять зарплату за период. Тогда или откройте сформированную зарплату и обнулите суммы, или предварительно создайте пустой документ по начислению зарплаты.
Также следует отметить, что доступные пункты при закрытии месяца зависят от многих факторов. Например, регламентные документы по НДС появляются в конце каждого квартала, а реформация баланса в декабре. Если у предприятия нет основных средств или не надо списывать стоимость спецодежды, то такие операции и не будут в списке доступных. Как только ситуация изменится, увеличится и количество пунктов в обработке при закрытии месяца.
Если надо отменить закрытие месяца, для этого существует специальная кнопка. При этом операции, отмеченные как скорректированные вручную, останутся проведенными.
Посмотрим на ситуацию, когда, несмотря на предупреждение о необходимости перепровести документы, просто отменили закрытие месяца и решили выполнить его снова. Появился ошибочный пункт по амортизации. По щелчку мыши можно вызвать контекстное меню и посмотреть ошибки.
В данном случае предлагают перепровести документы. Обратите также внимание, что операция по закрытию месяца выполняется в последний день периода, с указанием времени – 23:59:59.
Отметим, что в пределах первого блока операции провелись независимо друг от друга, но поскольку одна из них ошибочная, дальше закрытие месяца формироваться не стало.
Если решим перепровести прошлые периоды, то корректно проведенные операции изменят свой статус с Выполнено на Необходимо повторить.
Все сформированные справки-расчеты можно посмотреть по нажатию соответствующей кнопки. Есть еще кнопка она не покажет ничего нового, подробных расчетов по ней нет, только статусы операций, которые и так хорошо видны.
Рассмотрим отдельные виды расчетов при закрытии месяца. Проводки по начислению амортизации мы видели, они рассчитываются в зависимости от остаточной стоимости и срока полезной эксплуатации, которые были указаны по каждому основному средству.
Блок 1
Тут есть пункт Корректировка стоимости номенклатуры. Перед расчетом себестоимости сначала должна правильно рассчитаться стоимость номенклатуры. Это приобретает особенную актуальность, если материалы списываются в производство по средним ценам, а в течение периода было несколько поступлений по разным ценам. Или дополнительно к стоимости материалов были допрасходы, которые провели не сразу, а материалы уже успели списать. Тогда следует скорректировать их стоимость.
Например, за месяц было два поступления материалов (нитки швейные), количество в обоих случаях совпадает. Цена шт. в одном случае – 30 руб., во втором – 40. Средняя цена должна быть 35, но до второго поступления 10 шт. уже успели списать в производство. Тогда при закрытии месяца стоимость списанных материалов будет увеличена.
Иногда в подобной ситуации возможны сторнирующие проводки.
Этот блок связан с расчетом долей списания косвенных расходов. Дело в том, что согласно НК РФ некоторые расходы могут быть учтены не полностью, а в зависимости от некоторой базы. Например, иногда расходы по рекламе или представительские расходы подлежат нормированию и т.п. В 1С все подобные виды расходов считаются косвенными. Отражать их на счете 20 не следует, это может привести к ошибкам в налоговом учете. В нашем случае показан вариант, когда расходы на рекламу составили 5000 руб., а принять можно только тысячу. Справка-расчет покажет эту ситуацию.
Здесь мы переходим к закрытию затратных счетов. В этот момент происходит расчет себестоимости, корректировка фактической стоимости готовой продукции и корректировка
уровня себестоимости реализации. Пожалуй, это наиболее важный и объемный пункт из всех при закрытии месяца. На формирование проводок в этом случае повлияют настройки учетной политики в БУ, а также список прямых и косвенных расходов для НУ.
Отметим, что и наибольшее количество ошибок обычно возникает при закрытии именно этих счетов. Благодаря подсказкам 1С при закрытии можно найти ошибочный документ и внести исправление. Чаще всего ошибки связаны с некорректным использованием номенклатурных групп. Например, затраты отразили по одной номенклатурной группе, а выпуск продукции или реализацию провели по другой. Или какие-либо затраты должны распределяться, а для автоматического распределения не хватает данных. Например, не указали номенклатурную группу или статью затрат, или нет выручки, а она является базой. После внесения изменений следует повторно выполнить закрытие месяца.
Итоговым результатом закрытия месяца станет расчет налога на прибыль. После проведения закрытия месяца в БУ должны закрыться счета 25 и 26. 20-й может остаться на сумму незавершенного производства. Если незавершенки нет, 20-й счет тоже должен быть закрыт. По счетам 90 и 91 итогового сальдо на верхнем уровне не должно быть, а вот развернутое сальдо по субсчетам отражается в течение года.
В налоговом учете по счету 26 может быть разница на сумму косвенных расходов, которые рассчитываются во втором блоке закрытия месяца.
При реформации баланса счета 90, 91, 99 закрываются, перенося финансовый результат на счет 84. Если сальдо по сч. 84 кредитовое, получена прибыль, если дебетовое – убыток.
Когда по итогам года получается убыток, перед реформацией баланса придется вручную ввести дополнительную операцию. Например, по итогам года получен убыток 200 000 руб. Поскольку в НУ эта сумма может быть списана в дальнейшем при получении прибыли, возникает ОНА и необходимость где-то учитывать эти суммы для НУ. В бухучете на счете 09 отразится 20% от суммы убытка с аналитикой «Убыток текущего периода», а 80% суммы (160 000) увидим в ДТ 84 как убыток. При этом в следующем году на сч. 09 сумма должны быть обозначена как «Расходы будущих периодов». Если не ввести дополнительных ручных проводок в декабре, то при закрытии января следующего года получим ошибку.
Создают ручную операцию. Согласно подсказке от 1С, в БУ по счету 09 переносим аналитику с Убыток текущего периода на Расходы будущих периодов (аналитика выбирается из справочников).
По счету 97 в НУ (БУ не меняем) записываем сумму убытка. В разных источниках упоминают разные субсчета счета 97 для этой операции, в нашем случае наиболее подходящий – 97.21. Одним из типов субконто по сч.97 могут быть подразделения, в данной операции их указывать не следует.
Создаем новый вид расходов, наименование произвольное, Вид для НУ из справочника – Признание расходов – в особом порядке. Задаем период списания, в нашем случае – 10 лет, начиная со следующего года. Можно в качестве подсказки указать сумму и комментарий.
Как уже отмечалось выше, по сч.97 в БУ сумм не ставим, в НУ указываем сумму убытка. Для соответствия правилу БУ = НУ + разницы, по типу ВР ставим сумму убытка с минусом.
После этого проводим реформацию баланса.
В январе следующего года ошибок по расчету налога не будет, а в Блоке 4 закрытия месяца появится пункт о списании убытков прошлых лет. В случае получения прибыли они начнут списываться.
Мы рассмотрели основные моменты при использовании обработки Закрытие месяца в 1С бухгалтерии 8.3. Следует отметить, что на нашем информационном ресурсе можно найти более подробные статьи по вопросам учета тех операций, которые участвуют в закрытии месяца, например учет ОС или спецодежды, расчет налога на имущество или прибыль, расчет себестоимости и т.д.
Дата запрета редактирования данных это функционал БСП (библиотеки стандартных подсистем), который доступен почти во всех стандартных конфигурациях 1с:. В данной статье мы рассмотрим конкретный вариант на примере конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0.
Это функционал позволяющий ограничить ввод и изменение документов на определенный период времени. Говоря на языке бухгалтеров, необходимо «закрыть период в 1с». Запрет можно устанавливать даже для конкретных пользователей и организаций в базе данных.
Где же находится эта настройка?
В интерфейсе данная функция расположена на вкладке «Администрирование», в разделе «Поддержка и обслуживание»:
Если у вас еще не включена в 1С 8.3 дата запрета редактирования, то установите необходимый флаг:
Настройка даты запрета редактирования данных
Для начала необходимо определиться, будем ли мы разграничивать права на изменение по пользователям или будем использовать дату для всех:
Для примера выберем вариант «По пользователям». Теперь стало возможно указание индивидуальной настройки для каждого из сотрудников.
Пример: для сотрудников «Сергеев» и «Иванова» нужно настроить дату редактирования 01.01.2017, а для остальных - 03.01.2017.
Встать на строке «<для всех пользователей>» и прописать в нижней части экрана дату - 03.01.2017:
Далее добавим с помощью кнопки «Подобрать» нужных пользователей. Аналогичным способом установим для них дату 01.01.2017:
Требуется более тонкая настройка?
Усложним задачу. Для пользователя «Иванова» нужно поставить ограничение на изменение данных организации «Конфетпром», как у остальных пользователей, на 01.03.2017.
Выделяем в списке сотрудника и в нижней части экрана устанавливаем переключатель «Способ указания даты запрета» в положение «По объектам»:
Появится меню настройки даты редактирования по организациям. Добавляем с помощью «Подобрать» в таблицу нужную организацию и прописываем дату запрета:
Установка «динамической» даты запрета
Описанный выше способ не всегда удобен: он требует постоянного администрирования. То есть каждый месяц/квартал/год дату нужно будет устанавливать вручную.
В 1С есть способ упрощения - установка «динамической» даты запрета. То есть программу можно настроить так, что система автоматически будет «передвигать» дату запрета. Пример - на конец года, месяца, квартала, недели, дня.
Настроить это нетрудно. Как вы, наверное, заметили, во всех настройках выше есть поле «Дата запрета». Как раз оно и отвечает за данную настройку.
Общая дата для всех пользователей:
Или же индивидуальная настройка.
